De dertien gemeenten in Zeeland werken samen op het gebied van de inkoop van jeugdhulp en beschermd wonen (BW), maatschappelijke opvang (MO) en vrouwen-/veilige opvang (VO), maar binnen verschillende samenwerkingsverbanden en uitvoeringsorganisaties. De wens bestond om deze uitvoerende inkooptaken samen te brengen in één organisatie. Uit eerder onderzoek kwamen drie varianten als het meest kansrijk naar voren.
Om een definitief besluit te kunnen nemen over de voorkeursvariant, gaf de bestuurlijke stuurgroep Berenschot de opdracht om een beslisdocument op te stellen, met een feitelijk inzicht in de voordelen en nadelen van deze drie varianten en de consequenties van de keuze voor een bepaalde variant voor de diverse betrokken bestaande organisaties.
Drie onderdelen
Samen met een expertgroep, bestaande uit ambtelijke sleutelfiguren met inhoudelijke kennis, heeft Berenschot een afwegingskader vastgesteld en ingevuld. Dit bestond uit de volgende drie onderdelen:
- De drie genoemde varianten. Deze zijn afgezet tegen de huidige situatie.
- Afwegingscriteria voor het systematisch vergelijken van de drie varianten. Deze criteria zijn afgeleid van de belangrijkste, met de inkooptaken in het sociaal domein (en dan specifiek jeugdhulp, BW, MO en VO) samenhangende doelen en belangen.
- De wegingsfactor oftewel het relatieve gewicht (zwaarte) van elk afwegingscriterium. De wegingsfactor geeft inzicht in de bestuurlijke prioriteit van elk afwegingscriterium.
Gestructureerd en objectief
Met behulp van het ingevulde afwegingskader kon de discussie over de voor- en nadelen van de drie varianten gestructureerd en zo objectief mogelijk gevoerd worden. Het afwegingskader met de vergelijking van de drie varianten is opgenomen in een beslisdocument (rapportage), met daarin alle voor colleges en raden relevante overwegingen.
Toetsing, besluitvorming en implementatie
Om deze overwegingen te toetsen bij raadsleden en hen bij het proces te betrekken hebben we een (informele) klankbordgroep ingesteld, met vertegenwoordiging vanuit de betrokken gemeenteraden. In gezamenlijk overleggen met de dertien portefeuillehouders is vervolgens besproken welke variant als voorkeursvariant zou worden voorgelegd aan de colleges en raden. Het beslisdocument is daarna –samen met een oplegnotitie – doorgeleid naar de colleges en raden voor besluitvorming. Vervolgens is de voorkeursvariant uitgewerkt in een organisatie- en implementatieplan. Berenschot ondersteunt de projectorganisatie bij deze uitwerking.