Uit steeds meer onderzoek blijkt dat de werkdruk bij medewerkers oploopt. Tegelijk worstelen organisaties met het vinden van manieren om die werkdruk aan te pakken. Dat komt vooral omdat de oorzaken zo divers zijn. Om te bepalen wat in welke situatie uitkomst biedt, is allereerst een scherpe diagnose vereist.
Van te hoge werkdruk is sprake als de balans tussen belasting en belastbaarheid is verstoord. Bijvoorbeeld wanneer de hoeveelheid werk en de tijd waarbinnen dat werk af moet zijn (werkbelasting), het draagvermogen van de werknemer (belastbaarheid) overstijgt.
Werkdruk heeft een negatieve connotatie, maar dat is niet terecht. Een zekere mate van werkdruk motiveert, draagt bij aan het leveren van een optimale prestatie en een hogere productie. Een te hoge werkdruk leidt echter tot werkstress. En een overmaat aan werkstress heeft een negatieve invloed op de gezondheid van medewerkers. Voor de organisatie kan een te hoge werkdruk resulteren in ontevredenheid, een hoger personeelsverloop, verslechterde dienstverlening en meer uitval van werknemers door ziekte. Zo steeg het verzuim onder Nederlandse gemeenteambtenaren afgelopen jaar naar recordhoogte, onder meer vanwege de hoge werkdruk en stress. De kosten van dergelijk verzuim zijn significant.
Veel bepalende facetten
Het is dus zaak een hoge werkdruk te herkennen en ernaar te handelen. Dat is niet eenvoudig, vanwege de vele facetten die een rol spelen. Allereerst heeft werkdruk te maken met de hoeveelheid werk ofwel de feitelijke werklast. Verder zijn ook de taakeisen bij het werk, zoals de moeilijkheidsgraad en emotionele belasting en de organisatie van het werk, van invloed. Als werkzaamheden efficiënt zijn georganiseerd op de werkvloer, kost het namelijk minder tijd om het werk uit te voeren; dat vermindert de werklast. Ook energiebronnen in het werk en de persoonlijke situatie van een medewerker zijn van belang. Door deze facetten te cultiveren, stijgt de bevlogenheid van medewerkers. Uiteenlopende onderzoeken laten zien dat bevlogen medewerkers significant minder werkdruk ervaren.
De beschikbaarheid van energiebronnen vergroot het draagvermogen van medewerkers. Denk aan persoonlijke regelmogelijkheden om het werk zelf te plannen en in te delen, de arbeidsomstandigheden in de organisatie en de steun van collega’s op de werkvloer. Stuk voor stuk bronnen die van invloed zijn op de ervaren werkdruk. Hetzelfde geldt voor de privésituatie van een medewerker, de persoonlijke hulpbronnen: motivatie, maar ook de thuissituatie.
Forse verschillen werkdrukbeleving
De oorzaken van werkdruk lopen uiteen. Ook wisselt de werkdruk soms per afdeling of medewerker. Dat komt doordat zowel de werkbelasting per afdeling als de werkbeleving bij mensen verschilt. Werkdruk heeft dus een objectieve kant (zoals de werklast) en een subjectieve kant (de werkbeleving). Inzicht hierin is onontbeerlijk om te komen tot een passende oplossing. En die begint met een scherpe diagnose.
Hoewel bij oplossingen niet zelden wordt gedacht aan uitbreiding van de capaciteit om de werkdruk te dempen, zijn extra handen niet altijd het antwoord. Oplossingen liggen evengoed in een andere organisatie van het werk, het verminderen van administratieve rompslomp en het verbeteren van de werkbeleving door energiebronnen en persoonlijke regelruimte.