Data zijn vandaag de dag een van de belangrijkste bezittingen voor overheden en bedrijven. Wil een organisatie deze gegevens gebruiken voor datagedreven sturing en het doen van betrouwbare voorspellingen, dan moet het gegevensmanagement – de basis van de informatievoorziening van een organisatie – tot in de puntjes geregeld zijn. Dat urgentiebesef blijkt nog niet overal ingedaald.
Waar bevinden data zich, hoe gaat de organisatie ermee om, hoe zijn ze opgeslagen, zijn ze kwalitatief van hoog niveau, zijn ze correct en compleet. Hoe belangrijk goed gegevensmanagement is, blijkt uit de volgende twee praktijkvoorbeelden. “Stel je hebt een model om bodemdaling in een gebied te voorspellen. Dan moet je eerst weten welke data je wilt laden, hoe je die gegevens wilt combineren en welke kwaliteit ze dienen te hebben. Als je dat niet op orde hebt, heb je onbetrouwbare of helemaal geen resultaten: je voorspelt bodemdaling op plekken waar dit niet gaat gebeuren of je krijgt die plekken helemaal niet in beeld”, stelt Rosa-May Postma, consultant bij Berenschot en tevens een van de trainers voor de opleiding gegevensmanagement van de Berenschot Academy.
Gecombineerde bronnen
Ook als een gemeente een model wil hanteren om risicogebieden voor inbraken in wijken te voorspellen, is gegevensmanagement cruciaal. Postma: “Dan moeten diverse databronnen op orde zijn. Denk aan weerdata, positie van straatverlichting, ligging en type woonhuizen, sociale achtergrond van de bewoners, nabijheid van het politiebureau en – de belangrijkste – historische data van inbraken. Al die bronnen gecombineerd leveren een goede voorspelling op van waar inbraken voorkomen. Als gemeente kun je daar vervolgens op anticiperen met bijvoorbeeld politiepatrouille of het aanbrengen van straatverlichting.”
Goede basis
Wil een organisatie een goede basis leggen voor gegevensmanagement, dan adviseert Postma onder meer te werken aan de inrichting van een data-architectuur, informatieveiligheid, integratie en interoperabiliteit, metadatering en een goede dataopslag. “Organisaties dienen alle randzaken rond gegevens zo te organiseren dat dit resulteert in bruikbare informatie, noodzakelijk voor sturing en uitvoering”, verklaart ze. “Datagedreven sturing is dan een echte trigger. Organisaties willen weten hoe zij hun gegevensmanagement moeten inrichten om dat te kunnen. Bij gemeenten doen we dit bijvoorbeeld op basis van het GEMMA-model. Het goed inrichten van gegevensmanagement vraagt nogal wat, daar is een hele governancestructuur voor nodig.”
Effectiever en efficiënter
Om organisaties te helpen hun bedrijfsprocessen effectiever en efficiënter in te richten en juiste voorspellingen te doen, heeft Postma alvast vier tips voor een optimaal gegevensmanagement:
- Start met het in kaart brengen van de gegevens die je hebt.
- Borg die gegevens: zorg dat ze goed opgeslagen zijn, dat je weet waar ze zich bevinden, dat de kwaliteit en de inrichting op orde zijn.
- Maak afspraken binnen de organisatie over het omgaan met data, onder meer om te voldoen aan wet- en regelgeving.
- Richt je processen en governance hier goed op in.
Stevige opgave
Hoewel het op orde brengen van organisatiegegevens een stevige opgave is, is het ook pure noodzaak, betoogt Postma. “Als je datagedreven wilt gaan sturen en een datagedreven organisatie wilt worden, zul je gegevensmanagement moeten gaan inrichten. Dat verhoogt de waarde van de data en helpt je ook te voldoen aan allerlei nieuwe wettelijke eisen, zoals de AVG. Gegevensmanagement is dan ook een essentiële voorwaarde om als organisatie relevant te blijven en je legitimiteit te behouden."
Leergang
De vierdaagse leergang Gegevensmanagement: governance, tools en implementatie van Berenschot Academy biedt inzicht in de governance en tools rondom gegevensmanagement en de implementatie ervan in de eigen organisatie. Doel: optimaal gegevensmanagement en maximale benutting van data.