Livio zet in op digitalisering en nieuwe technologie, met als doel de kwaliteit en efficiency binnen de zorg en de bedrijfsvoering nog verder te verhogen. Daarvoor maakt Livio onder meer gebruik van Robotic Process Automation (RPA), waarmee zij administratieve processen op een innovatieve en pragmatische wijze automatiseert.
Digitale collega
RPA is feitelijk software die handmatige handelingen op een computer
geautomatiseerd uitvoert. Dit is bij uitstek geschikt voor administratieve processen
die frequent voorkomen, veel tijd kosten en foutgevoelig zijn. Het betreft ook vaak
werkzaamheden die medewerkers saai, belastend of niet uitdagend vinden. “Je doet
het de robot één keer voor, waarna deze het oneindig vaak kan herhalen. En dat ook
nog eens snel, dag en nacht en zonder fouten”, aldus Bert Peper, ICT-adviseur bij Livio.
De robot werkt snel, dag en nacht en zonder fouten
Het in gebruik nemen van RPA was voor Livio vrij eenvoudig. “Wij werken met de
RPA-toepassing van automatiseringsbedrijf Yarado en dat bevalt uitstekend. Na een
eerste presentatie waren we gelijk enthousiast. Vervolgens hebben we een werkgroep
gevormd met een aantal collega’s en een implementatiespecialist van Yarado. De
eerste stap was zorgen dat wat technische hobbels werden gladgestreken, zodat
de softwarerobot overal bij kon. Eigenlijk net als een gewone collega”, schetst Bert.
“Vervolgens hebben we de robot een aantal processen ‘geleerd’ en enkele collega’s
getraind in het gebruik van de software. Met de leverancier hebben we afgesproken
dat zij bouwen, maar dat wij het goed willen begrijpen, een goede gesprekspartner
zijn en zelf kleine aanpassingen kunnen doen.”
Tijdbesparend
Bij Livio werken 2.700 medewerkers, wat veel personeels- en functiewisselingen met zich meebrengt. Dat betekent ook dat mensen steeds andere rechten nodig hebben en andere managers krijgen. Alle mutaties worden bijgehouden in een centrale zogeheten Active Directory (AD), een database die gebruikt wordt om medewerkers toegang te verschaffen en rechten toe te kennen. Voor dit proces heeft Livio de robot ingezet. Bert: “Het doorvoeren van dergelijke wijzigingen in de AD is een enorm monnikenwerk. Op basis van een lijst met mutaties gaat de robot aan de slag en zet alles weer op de juiste plek. Dat bespaart ons heel veel tijd en zorgt er verder voor dat onze collega’s snel beschikken over de juiste rechten.”
RPA is een relatief goedkope en makkelijk te implementeren oplossing, die ons heel veel oplevert.
Daarnaast heeft Livio de robot ingezet om te controleren of thuiszorgmedewerkers hun bezoeken hebben geregistreerd. Dit wordt soms vergeten, waardoor verdere (financiële) afhandeling niet mogelijk is. Als een medewerker dit nu verzuimt, stuurt de robot automatisch een herinnering via de mail. Bert: “Ook dit bespaart veel tijd en heeft bovendien flink bijgedragen aan bewustwording bij de thuiszorgmedewerkers. Zij registreren nu sneller en steeds vaker zonder reminder.”
Automation-scan
Een dergelijke softwarerobot kan de hele dag door allerhande administratieve processen uitvoeren. Een organisatie profiteert dus maximaal als zij zo’n robot zo veel mogelijk taken laat doen. Bert: “Om nog meer uit de robot te halen, hebben we een zogenaamde automation-scan gedaan. Dat gebeurde tijdens een inspiratieen brainstormsessie samen met negen collega’s onder leiding van Yarado. De meer dan tien processen die daar uit zijn gekomen, staan nu op de rol om verder geïmplementeerd te worden.”
Zijn tip voor collega-organisaties luidt dan ook: “Verdiep je in de mogelijkheden van RPA. Het is een relatief goedkope en makkelijk te implementeren oplossing, die ons in ieder geval heel veel oplevert.
Inpsiratiemagazine
Dit artikel maakt onderdeel uit van het inspiratiemagazine 'Toekomstgerichte bedrijfsvoering in de zorg'. Daarin delen we 10 inspirerende voorbeelden van zorgaanbieders die de bedrijfsvoering slimmer, anders of samen met andere partijen te organiseren.