Een Robuuste Basis voor Participatie in Dordrecht | Berenschot cases

De startnotitie is door Doriene en Steven opgesteld naar aanleiding van een startup bijeenkomst. Een eendaagse bijeenkomst met diverse collega’s binnen de gemeente Dordrecht om in korte tijd de basis te leggen voor het programma. Deze notitie bevatte de eerste kaders en een eerste indruk van de verwachtte koers van participatie. Met deze notitie werd het startschot gegeven voor het oprichten van een participatieprogramma. Ook de benodigde inzet van een programmamanager, interne collega’s uit alle onderdelen van de organisatie en inzet vanuit HR en communicatie werd hierin vastgelegd ten behoeve van de besluitvorming. Het doel van dit programma is om burgerparticipatie op een zichtbare, herkenbare en effectieve manier vorm te geven. Berenschot kreeg de opdracht van de gemeente om te helpen bij de opbouw van het programma, met als doel een stevige basis leggen.

Dordrecht heeft in de afgelopen jaren al veel ervaring opgedaan met participatie, verspreid over verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie en beleidsterreinen. Het participatieprogramma is dan ook niet uit het niets ontstaan; het bouwt hierop voort. Niettemin bestond de wens om participatie meer gestructureerd en standaard op een manier die bij Dordrecht past te organiseren. De specifieke invulling van deze 'Dordtse aanpak' moest nog worden uitgewerkt, en dit is één van de doelen van het programma.

- Sven langenberg, gemeentelijke opdrachtgever.

Om een solide basis te garanderen, zijn Doriene en Sophie, de adviseurs van Berenschot, in de rol van programmamanager en programmaondersteuner, eerst de organisatie ingedoken om een programmateam samen te stellen. Dit team bestaat uit ambtenaren met uiteenlopende ervaringen op het gebied van participatie en inhoudelijke expertise. Vervolgens is er een gezamenlijke aftrap georganiseerd met de gemeenteraad, het college en vertegenwoordigers van de ambtenarij. Dit was een speciale stap, de gezamenlijkheid zat hem tijdens de bijeenkomst namelijk ook in de gelijkheid van de aanwezigen en het echt met elkaar ervaren in plaats van formele vraag en antwoord rondes. Ondanks dat de bijeenkomst in het bestaande vergader stramien moest worden georganiseerd hebben we in overleg met de griffie wel volledige vrijheid gekregen qua vormgeving van de bijeenkomst, dit heeft gezorgd voor enthousiasme bij de aanwezigen en een vraag naar meer van dit soort sessies. Deze aftrap diende als een gedeeld vertrekpunt en gaf alle deelnemers inzicht in elkaars perspectieven op participatie en verwachtingen met betrekking tot hun rol.

Daarna heeft het programmateam, onder leiding van Berenschot, de input van deze aftrap gebruikt om een concept participatievisie en -praatplaat te ontwikkelen. In de periode hierop volgend zou  deze worden getoetst bij inwoners en collega's, onder leiding van de nieuwe interne programmamanager. Het werven van deze interne programmamanager maakte ook onderdeel uit van fase 1 in het programmaplan.

Een van de meest waardevolle inzichten die we als programmateam in Dordrecht hebben verkregen, is dat de ontwikkeling van participatiebeleid het meest effectief is wanneer het gebaseerd is op praktijkervaringen. Evaluaties van eerdere participatietrajecten zijn hierbij van cruciaal belang, maar ook het nauwlettend volgen van zogenaamde pilotprojecten is daarin helpend. In Dordrecht hebben we vier participatieprojecten aangewezen als pilotproject, die elk werden begeleid door een programmateamlid. Het leereffect werkt daarbij twee kanten op; de pilotprojecten hadden door middel van de begeleider een sparringspartner die al eerdere ervaringen heeft opgedaan op dit gebied, en de pilotprojecten stelden ons in staat om verschillende benaderingen en tactieken uit te proberen, waardoor zowel het specifieke project als het bredere programma kunnen ontdekken wat wel en niet werkt, en waarom. Door deze aanpak kunnen we uiteindelijk beleid formuleren dat zich in de praktijk heeft bewezen.

Onlangs hebben we weer een bezoek gebracht aan Dordrecht om te zien hoe het programma ervoor staat. Sven Langenberg, de gemeentelijke opdrachtgever, liet weten dat het programmateam mooie vooruitgang boekt en dat ze gaandeweg veel leren. “Het is echt trial & error. Dat is ook prima zolang je daar de lessons learned maar uit onttrekt en dit onderling deelt. Daar werken we verder aan.” De afgelopen tijd stond vooral in het teken van de stad in trekken om in gesprek te gaan met de inwoners. Op verschillende locaties zijn bijeenkomsten georganiseerd. De visie die we hebben opgesteld en het participatiekader bleken daarbij waardevolle hulpmiddelen. Ondertussen heeft het team deze producten nog verder eigen gemaakt en toegepast. Onze afdronk van het gesprek is dat de 'steigers' die we hebben opgebouwd, steeds meer op een geavanceerd bouwwerk te lijken. Dat blijven we met grote interesse volgen!