3 tips voor opgave gericht werken | Berenschot blog

Een nieuwe structuur en het implementeren van een methode voor projectmatig werken liggen dan voor de hand. Maar dan ben je er nog niet. Opgavegericht werken vraagt ook om ander gedrag. Het vraagt medewerkers die in staat zijn om rondom opgaven, en daaruit voortvloeiende programma’s en projecten, samen te werken met collega’s van andere afdelingen en met inwoners en externe partijen. En daar ligt een uitdaging, want ondanks dat het sectorale model bij veel gemeenten verleden tijd is, zijn er nog steeds veel eilandjes te vinden. Of je die eilandjes nou sectoren, afdelingen of teams noemt, men heeft de neiging om vooral voor het eigen eilandje te werken en minder oog te hebben voor het collectieve, overkoepelende en integrale doel.

Maar hoe zorg je dat mensen in staat zijn om snel een goed team te vormen met anderen, en als team vervolgens snel uit de startblokken te komen?

In het Team en samenwerkingsmodel van Berenschot hebben wij de pijlers voor effectief samenwerken uitgewerkt en weergegeven.

De basis voor effectief samenwerken is niet alleen een duidelijke structuur, maar ook leiderschap, een effectieve samenstelling van het team en het equiperen van je mensen met de juiste vaardigheden. Daarnaast vraagt samenwerken om een goede chemie tussen de teamleden, ofwel een goede dynamiek. In deze blog geven we aan de hand van dit model drie tips om de samenwerking in teams en organisaties te bevorderen om daarmee opgavegericht werken nog succesvoller te maken.

1. Start met het gezamenlijk formuleren van een duidelijk doel

Wat we vaak zien bij gemeenten is dat de rol van opdrachtgever en opdrachtnemer onvoldoende wordt ingevuld. Medewerkers worden op pad gestuurd met een onduidelijk doel en een onduidelijke opdracht. En hoe (on)duidelijk ook, ze gaan aan de slag en een paar maanden later blijkt het resultaat niet wat de opdrachtgever had verwacht. Hoe kan dat?

Opgavegericht werken begint bij een duidelijk doel, en daaruit voortvloeiend een helder gedefinieerde opdracht:

• Een duidelijk en aansprekend doel geeft het team richting en energie, zorgt voor doorzettingsvermogen en incasseringsvermogen en bevordert de wil om onderlinge problemen op te lossen. Een goed doel bevordert dus de samenwerking.
• Een heldere opdracht voorkomt inzet op de verkeerde dingen en teleurstelling achteraf. Het is dus de moeite waard om als opdrachtgever en opdrachtnemer hier gezamenlijk de tijd voor te nemen. In gedrag vraagt dit van de opdrachtgever heldere taal en een check of het doel en de opdracht begrepen zijn. Maar het vraagt ook dat de opdrachtgever ruimte biedt aan de projectleider om, als iets niet duidelijk is, vooral nog een keer tijd en aandacht te besteden aan wat er precies wordt verwacht. En het vraagt persoonlijk leiderschap van de teamleden: ook zij moeten de ruimte voelen en nemen om nog een keer om verheldering te vragen.

2. Denk goed na over de samenstelling van je team

Mensen zijn van nature geneigd om teams samen te stellen met mensen die vooral erg op zichzelf lijken. Een effectief team beschikt echter niet over mensen met allen hetzelfde profiel, maar juist over mensen met verschillende profielen. Zorg dus dat je bij de samenstelling van een team zowel mensen hebt die goed kunnen denken, als ook mensen die kunnen sturen en verbinden. Want voordat je het weet zit het team vol met besluitvaardige en doortastende, maar ook ongeduldige knopenhakkers en krijgt de inhoudelijke analyse en de verbinding met de directe omgeving veel te weinig tijd en aandacht.

3. Train je medewerkers in effectief samenwerken

Samenwerken gaat niet vanzelf. Als dat zo was zouden er geen eilandjes bestaan in organisaties. Het is dus niet gek om je medewerkers te equiperen met een aantal cruciale vaardigheden om goed te kunnen samenwerken. Denk bijvoorbeeld aan effectief communiceren, besluitvorming en eerlijke reflectie. Het lijkt vaak zo logisch, maar in de praktijk zien wij nog (te) vaak dat communiceren gelijk staat aan praten maar niet luisteren, dat besluitvorming gelijk staat aan doordrammen óf afhaken en dat tijdens de reflectie we wel iets van de ander vinden maar het o zo lastig is om zelf in de spiegel te kijken. Investeren in deze vaardigheden maakt een team sterk en zorgt dat de teamleden snel effectief aan de slag kunnen.

Kortom, als je opgavegericht werken wil introduceren in je organisatie, kijk dan verder dan de structuur en de methode en investeer ook in effectief samenwerken. Pas dan gaat het écht vliegen!

Heb je naar aanleiding van onze blog vragen? Lees verder over onze kijk op samenwerking en teamontwikkeling, of neem contact op met mij of mijn collega Egmont Tilleman, managing consultant.