In een wereld van snelle verandering, krapte op de arbeidsmarkt en voortdurende innovaties moeten organisaties zich steeds opnieuw aanpassen. Dit vereist niet alleen strategische keuzes maar ook een effectief organisatieontwerp dat aansluit bij de langetermijnvisie. Hoe richt je je organisatie op een toekomstbestendige en efficiënte manier in, passend bij de strategie? Adviseurs van Berenschot schetsen de route naar een succesvol en passend organisatieontwerp.
Geen one-size-fits-all benadering
Laten we meteen met de kern beginnen: er is geen universeel beste organisatieontwerp. Wat voor de ene organisatie goed werkt, kan voor de andere leiden tot een totale mislukking. Dit heeft onder meer te maken met de sector, de omvang van de organisatie, de marktpositie en de actuele context die in geen enkele organisatie exact hetzelfde zijn. Daarom spreken we liever van een passend ontwerp: een ontwerp dat aansluit bij de externe omgeving en strategie van de organisatie. Hoewel een vast sjabloon ontbreekt, zijn er wel uitgangspunten die helpen bij het ontwikkelen van het meest geschikte ontwerp.
Drie succesfactoren voor een gedegen ontwerpproces
Ontwerpen is een proces van keuzes maken, waarbij elke ontwerpkeuze zowel voordelen als nadelen heeft. Hierna volgen de drie belangrijkste succesfactoren om te komen tot een passend organisatieontwerp:
1. Een methodische aanpak: van grof naar fijn
Uit zowel literatuur als onze praktijkervaringen blijkt dat organisatieontwerp draait om de verdeling van werk, niet om de verdeling van managementposities. Het begint met een hoofdontwerp, waarin de contouren en kaders worden neergezet: het werk wordt verdeeld over verschillende organisatieonderdelen. Dat kan gaan om domeinen bij gemeenten of om een aantal grote productcategorieën in een productiebedrijf. Vervolgens worden afhankelijkheden tussen de onderdelen geïdentificeerd, waarvoor verbindingen moeten worden ingeregeld (ook wel koppelmechanismen genoemd). Denk aan het ontwikkelen van standaard werkprocessen om de samenwerking tussen afdelingen te stroomlijnen of de inzet van een projectmanager om het geheel te coördineren. Tot slot wordt de aansturing van de onderdelen uitgewerkt, resulterend in een nieuw organigram en een verdeling van verantwoordelijkheden over leidinggevende functies in het ontwerp .
Vervolgens wordt het hoofdontwerp verder ingekleurd: teams worden ingericht, overlegstructuren en KPI’s worden bepaald, en functies en besluitvormingsprocessen worden vastgelegd. Op deze manier ontstaat een gedetailleerd ontwerp dat de operationele werking van de organisatie weergeeft.
2. Participatie: samenwerken met verschillende perspectieven in de organisatie
Een ontwerp is ván niet vóór de organisatie. People support what they help to create. Daarom is een nauwe samenwerking met medewerkers gedurende het ontwerpproces essentieel. De mate van participatie hangt af van het doel van het (her)ontwerptraject. In opdrachten stellen we doorgaans een ontwerpteam samen dat bestaat uit medewerkers uit verschillende organisatielagen en -onderdelen (een diagonale dwarsdoorsnede). Deze samenwerking zorgt voor een kruisbestuiving: wij brengen expertise in op het gebied van organisatieontwerp en procesbegeleiding, terwijl medewerkers hun inhoudelijke kennis van de organisatie delen. Op die manier krijgen we alle facetten van de organisatie zo goed mogelijk in beeld en creëren we tegelijkertijd draagvlak voor het nieuwe ontwerp. Zo gaan ontwerpen en veranderen hand in hand.
3. Onze rol: facilitator én expert
Als adviseurs vervullen we de rol van facilitator én expert. Als facilitator begeleiden we het ontwerpproces door het voorbereiden en ondersteunen van ontwerpsessies. Als expert brengen we onze ontwerpkennis in en helpen we de organisatie om de consequenties van bepaalde ontwerpkeuzes helder te krijgen. Op deze manier kunnen organisaties weloverwogen keuzes maken die aansluiten bij hun strategische doelen.
Bent u benieuwd naar het passende organisatieontwerp voor uw organisatie? Wij denken graag met u mee. Of neem deel aan onze Organization Design-trainingen of een openbare contentmeeting. Op https://www.berenschot.nl/organiseren-en-inrichten vindt u meer informatie over onze dienstverlening.