In onze vorige reeks blogs schreven wij over de ‘why’, ‘how’ en ‘what’ van de Wet open overheid (Woo). Sinds die periode zijn diverse overheidsorganisaties aan de slag gegaan met de implementatie van de Woo.
In blog 3 leest u over de lessen die wij geleerd hebben naar aanleiding van onze onderzoeken bij provincies en gemeenten. Deze organisaties hebben hun informatiehuishouding, systemen en voor de Woo relevante processen intern georganiseerd. Maar wat is de impact van de Woo als dergelijke Woo-gerelateerde taken of onderdelen uitbesteed zijn aan andere organisaties, bijvoorbeeld een samenwerkingsverband? Deze blog vertelt u er alles over!
Taken uitbesteden in een gemeenschappelijke regeling
Veel decentrale overheden hebben een deel van hun (bedrijfsvoerings)taken belegd bij een samenwerkingsverband onder de Wet gemeenschappelijke regeling (GR). Als het om gemandateerde taken gaat, is de organisatie die het mandaat verleent – zoals een gemeente of provincie, de moederorganisatie – zelf eigenaar van de informatie binnen die taken. Dit betekent dat de moederorganisatie verantwoordelijk is voor het publiceren van informatie (actieve openbaarmaking). Ook houdt dit in dat de moederorganisatie Woo-verzoeken moet afhandelen die gaan over de informatie waarvan zij eigenaar is (passieve openbaarmaking).
Wanneer echter taken zijn gedelegeerd aan een GR, is de GR zelf verantwoordelijk voor het publiceren van de informatie uit de verplichte categorieën die onder de gedelegeerde taken vallen. Ook is de GR dan zelf verantwoordelijk voor het afhandelen van Woo-verzoeken die gaan over de informatie waarvoor zij gedelegeerd is. Bij de implementatie van de Woo is het dus belangrijk om eerst inzichtelijk te maken welke gemandateerde en/of gedelegeerde taken raken aan de Woo en of het nodig is om afspraken te herzien. Het is ook van belang afspraken te maken over hoe om te gaan met gevoelige dossiers en de actieve openbaarmaking.
Waar moet u op letten als u de Woo implementeert en te maken hebt met een GR?
- Afhandeling Woo-verzoeken. Het kan zijn dat de moederorganisatie een Woo-verzoek krijgt waarvoor informatie nodig is van de GR. Als het gaat om taken in mandatering, kan de onderliggende informatievraag worden doorgezet naar de GR-organisatie en blijft de afhandeling bij de moederorganisatie. Betreft het taken in delegatie, dan kan de vraag vanuit het ‘no wrong door’ principe worden doorgeleid naar de GR-organisatie en kan de aanvrager hierover worden geïnformeerd. In beide gevallen is het belangrijk om vooraf afspraken te maken met wie binnen de GR contact kan worden gelegd, wie toeziet op het halen van de reactietermijn en wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor het anonimiseren van de stukken.
- Informatie publiceren. Samenwerkingsverbanden creëren zelf ook informatie die mogelijkerwijs binnen één van de informatiecategorieën van de Woo vallen. In het geval van gemandateerde taken is de moederorganisatie er zelf verantwoordelijk voor dat informatie die binnen de informatiecategorieën valt, actief openbaar gemaakt wordt. In samenwerking met de GR vraagt dat om goede afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is per processtap.
- Werken aan een duurzame informatiehuishouding. Heeft u als overheidsorganisatie uw ICT en/of DIV-afdelingen uitbesteed in een GR? Dan is het belangrijk om afspraken te maken over hoe doelstellingen op het gebied van informatiehuishouding gerealiseerd kunnen worden. Misschien zijn er (zaak)systeemwijzigingen nodig, nieuwe afspraken over metadatering of een aanpak voor het uitfaseren van persoonlijke schijven. Indien meerdere gemeenten dezelfde taken hebben ondergebracht in een GR, is het verstandig om te bezien in welke mate er sprake is van een gezamenlijk ambitieniveau en hoe er zo veel mogelijk harmonisering kan plaatsvinden. Dat kan zo ver gaan dat er een gemeenschappelijk publicatieproces voor de actieve openbaarmaking wordt vormgegeven. Dit vereist echter wel een geharmoniseerde inrichting van de informatiehuishouding.
Gezamenlijk optrekken in de implementatie
Op een aantal onderdelen van de Woo is het mogelijk gezamenlijk met een GR activiteiten te organiseren. Denk aan de vertaling van de juridische eisen naar beleidskaders of het opstellen van publicatieprocessen. Om de implementatie in gezamenlijkheid op te pakken, is wel draagvlak voor (intensievere) samenwerking noodzakelijk. Op basis van onze ervaring is het in ieder geval belangrijk om duidelijkheid te creëren over verwachtingen en afspraken in de praktijk, los van juridische verantwoordelijkheden. Dit kan het beste door ook bij de GR een verantwoordelijke voor de implementatie van de Woo aan te stellen en regelmatig af te stemmen met projectleiders Woo bij de moederorganisaties.
Benieuwd naar de impact van de Woo op uw organisatie? Neem dan contact op met Harro Spanninga, Hans Reterink of Jill van der Bijl.