Gemeenteraadsverkiezingen zijn voor gemeenten vaak een roerige periode. Terwijl raadsleden en wethouders afscheid nemen of in de campagnemodus zitten, zijn ambtenaren druk met het voorbereiden van de verkiezingen, de verkiezingsdag in goede banen leiden en vervolgens de formatie goed te begeleiden.
Deze periode vergt veel van het ambtelijk apparaat en ondanks de vierjaarlijkse routine voelt elke verkiezing toch weer een beetje als pionieren. Omdat wetgevingen en protocollen zijn aangepast, vanwege interne wisselingen van de wacht of omdat actualiteiten – zoals corona – voor een geheel andere dynamiek zorgen.
In de afgelopen jaren heeft Berenschot vele gemeenten van groot naar klein mogen begeleiden bij de verkiezingen – vanaf de voorbereidingen tot en met de formatie, van veel politieke partijen naar slechts een handjevol, en bij gemakkelijke tot moeizame formaties. Doordat velen van ons politiek actief zijn (geweest), kennen wij als geen ander de succesfactoren voor een goede start met een nieuwe raad en de formatie van een nieuw college. Op basis van die ervaring hebben we zes valkuilen geïdentificeerd, die we graag met u delen.
Valkuil 1: onvoldoende beeld van de context, inhoud, financiën, organisatie en het politiek speelveld
Veel gemeenten moeten de financiële gevolgen van de coronacrisis compenseren. Zo krijgt Amsterdam van de verwachte € 200 miljoen uit toeristenbelasting dit jaar maar € 50 miljoen binnen. En ontvangt Regio Rivierenland plots van de provincie een rekening van € 10 miljoen. Welke gevolgen hebben corona en andere actualiteiten op de formatie? Voorkom dit soort verrassingen tijdens een formatie en de vier jaar daarna door tijdig een brede scan uit te voeren:
- Een beleidsmatige scan van de verschillende verkiezingsprogramma’s en de effecten daarvan op het huidige beleid. Welke maatregelen kunnen snel worden ingevoerd? Wat kost meer tijd, moeite en budget? Wat is wellicht niet mogelijk, bijvoorbeeld vanwege bestaande contracten?
- Een financiële scan van de gemeente. Hoe ziet het financiële plaatje eruit met de tekorten in het sociaal domein (jeugdzorg en Wmo), verminderde inkomsten (toeristenbelasting, parkeerbelasting), maar ook na alle extra investeringen als gevolg van de coronapandemie?
- Een organisatorische scan. Hoe staat de ambtelijke organisatie ervoor, waar zitten de sterke en zwakke plekken?
- Een scan van de democratie. Wat zijn de aandachtsgebieden of verbetermogelijkheden voor de nieuwe periode? Waar staat de gemeente met het vormgeven van de participatieverordening?
Valkuil 2: geen begeleiding paraat voor het formatieproces
Formatie- en onderhandelingsprocessen zijn altijd gevoelig en ingewikkeld. De toenemende versplintering – in 2006 waren er gemiddeld 6,24 partijen in de raad, twee jaar later waren dit er 7,63 (bron: NRC, juni 2019) – versterkt dit nog eens en bemoeilijkt het formatieproces. Daarom is het van belang zo’n proces te laten begeleiden door iemand die boven de partijen kan staan, voor alle partijen vertrouwenwekkend is en de formatie goed kan begeleiden. Dit laatste kunt u goed voorbereiden: zorg dat de griffie beslagen ten ijs komt en weet wat de formateurs van hen verwachten qua begeleiding en ondersteuning.
Denk ook op voorhand na over de verschillende voorbereidingsvormen en de voor- en nadelen van elke vorm. Een open vorm kan enerzijds een antwoord zijn op de versplintering omdat zo recht gedaan wordt aan kleine partijen die geen wethouder kunnen leveren, maar kost anderzijds ook veel tijd. Ook een breder gesprek met maatschappelijke partijen en bewoners of een raadsbreed akkoord waaraan alle fracties hebben meegewerkt en dat door alle fracties is vastgesteld, wordt vaak als oplossing voor de versplintering van de gemeenteraad gezien. Hierbij kunnen zich echter ook allerlei nieuwe problemen voordoen. In de praktijk blijken raden bij een open akkoord bijvoorbeeld moeite te hebben met het invullen van hun kaderstellende rol. En het werken met wisselende meerderheden zorgt mogelijk voor een nieuwe dynamiek, zowel tussen raad en college als tussen raadsfracties onderling. Als betrokkenen zich hier vooraf van bewust zijn, levert een open akkoord tijdens de raadsperiode minder verrassingen op.
Kortom: voorbereiding loont! Werk met scenario’s per vorm en tref alvast de juiste voorbereidingen zodat de formateur direct aan de slag kan.
Valkuil 3: wie regelde ook alweer die integriteitsscans?
De burgemeester van Oostzaan begint zijn ambtstermijn met excuses, de bestuurscultuur in Eijsden-Margraten is onderwerp van een verhit debat en deze maand start de Rekenkamer Rotterdam een grootschalig onderzoek naar de weerbaarheid van de gemeente Rotterdam op het vlak van integriteitsschendingen. De bestuurscultuur en integriteit van bestuurders staan bij veel gemeenten hoog op de agenda. In veel gevallen preventief, in sommige gevallen – helaas – correctief .
Integere bestuurders zijn de basis van een sterke en gezonde democratie. BZK heeft een handleiding opgesteld voor gemeenten, provincies en waterschappen om te komen tot een transparante en zorgvuldige voorbereiding en uitvoering van risicoanalyses voor kandidaat-bestuurders. Zo’n scan geeft inzicht in de risico’s en biedt handvatten om te voorkomen dat bestuurders in de problemen raken. Onze ervaring is dat bestuurders over het algemeen erg blij zijn met zo’n scan, maar dat deze er door de verkiezingschaos vaak bij inschiet. Tijdig regelen dus!
Valkuil 4: te weinig tijd en capaciteit voor het doorrekenen van de begroting van het coalitieakkoord
Een coalitieakkoord is meer dan een luchtkasteel. Het is een bestuurlijk akkoord dat heel wisselend wordt ingevuld. Onze ervaring is dat vooral de financiële doorrekening van het coalitieakkoord in een zo vroeg mogelijk stadium moet gebeuren. Dit om te voorkomen dat ambities niet gerealiseerd kunnen worden. Een dergelijke doorrekening vormt tevens een belangrijk instrument tijdens de onderhandelingen. Maak bij deze toets een eerste doorrekening voor de hele periode van vier jaar. Dan kunt u aangeven waar de onzekerheden zitten en op welke budgetten gestuurd kan worden om de ambities te verwezenlijken.
Valkuil 5: inwerkprogramma van de raad niet klaar of niet up-to-date
Een goed inwerkprogramma voor de raad is het halve werk in de vier jaar die volgen. Zeker nu raadsleden steeds vaker voor slechts één periode in de raad zitten en er regelmatig nieuwe partijen in de raad komen. Daarmee ontstaat nieuw elan, maar verdwijnt ook een deel van het collectief geheugen. De mores van de raad zijn niet meer vanzelfsprekend.
Daarom is het echt belangrijk om aan het begin van een nieuwe raadsperiode goed te investeren in een gedegen en geactualiseerd inwerkprogramma voor de raad. Ga in op actuele dossiers, politieke processen en procedures, relatie raad-bestuur-ambtelijke organisatie, de bestuurscultuur en onderwerpen zoals integriteit en (social) media. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar toch ligt er bij veel gemeenten geen trainingsprogramma klaar. Het vergt immers veel tijd en capaciteit om dit voor te bereiden en iedere vier jaar te actualiseren. Zorg dat u een mooi programma rond hebt voor de kersverse raadsleden en laat u desnoods hierin bijstaan.
Valkuil 6: inwerkprogramma van het college raakt ondergesneeuwd door actualiteiten
Wat voor raadsleden geldt, geldt ook voor collegeleden. Binnenlands Bestuur meldde in januari dat de huidige collegeperiode zich ontwikkelt tot de zwartste ooit voor wethouders: nog nooit kwamen zo velen van hen ten val. Ook bij colleges raakt het inwerkprogramma vaak ondergesneeuwd. Wethouders worden vanaf dag één bedolven onder dossiers, waardoor het inwerkprogramma vaak onder aan de lijst van prioriteiten belandt. Terwijl het juist hard nodig is.
De komende vier jaar zal intensief met elkaar samengewerkt moeten worden, ondanks de (politiek) soms grote verschillen. En deze samenwerking moet houdbaar zijn: vier jaar lang opbouwen in plaats van afbreken. Investeer daarom bij de start van deze vier jaar in de onderlinge relaties, verhoudingen en samenwerking. Denk aan een programma met verschillende modules, verspreid over een langere periode, waarin verschillende onderwerpen aan bod komen: samenspel bestuur en ambtelijke organisatie, omgang met integriteit (spelregels rond declaraties, persoonlijke contacten, etc.), maar ook een goed gesprek over de persoonlijke ambities van de collegeleden en tussenevaluaties van hoe de samenwerking verloopt. Het zal de kans op het succesvol uitzitten van de rit vergroten.
Aan de slag!
De gemeenteraadsverkiezingen van 2022 komen snel dichterbij. Een drukke en hectische periode voor u als gemeentesecretaris, zowel in aanloop als daarna. En wellicht iets minder druk en hectisch, doordat u nu weet hoe u de meest voorkomende valkuilen kunt omzeilen.