Aan functiebeschrijvingen wordt door sommige werkgevers niet al te veel waarde gehecht. Misschien ooit nuttig, maar inmiddels toch een wat achterhaald HR-instrument, is de gedachte. En als het dan toch moet: hoe generieker, hoe beter. Medewerkers moeten flexibel inzetbaar zijn, organisaties wendbaar en dynamisch. Zo’n functiebeschrijving is dan alleen maar een hinderlijk stuk papier dat nieuwe ontwikkelingen in de weg staat.
Toch levert dit regelmatig problemen op, met name in reorganisatietrajecten. Bij gedwongen ontslagen en eventuele herplaatsingen in nieuwe functies is het cruciaal om goed in beeld te hebben wie nu eigenlijk precies welke functie heeft. Enkele recente rechterlijke uitspraken hebben duidelijk gemaakt dat adequate functiebeschrijvingen doorslaggevend kunnen zijn in reorganisatie-ontslagzaken bij de zogenoemde uitwisselbaarheidstoets. Aan de feitelijke situatie wordt door de ‘hogere’ rechters (de gerechtshoven) een aanmerkelijk beperktere betekenis toegekend dan tot op heden gebruikelijk lijkt bij UWV en kantonrechters.
niet de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden, maar wat werkgever ‘kan’ verlangen
De Hoge Raad verwierp onlangs (d.d. 14 juli jl.) het cassatieberoep van een chef-kok die meende dat zijn collega-chef-koks feitelijk als ‘gewone’ koks werkten waardoor de afspiegeling onjuist was verlopen en hij ten onrechte was ontslagen [ECLI:NL:HR:2017:1349]. De Hoge Raad liet de uitspraak in stand die het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch eerder deed in deze kwestie [ECLI:NL:GHSHE:2016: 4046]. Op basis van de feitelijke situatie was het niet verbazingwekkend dat deze chef-kok zich de enige chef waande. De twee collega’s stonden al sinds zo’n twee à drie jaar intern in de organisatie (op personeelsoverzichten, roosters etc.) niet meer te boek als chef-kok maar als kok, namen niet meer deel aan de chef-kok-overleggen, beschikten niet over de autorisatie om uren van medewerkers te registeren en ook tijdens vakanties traden ze niet op als vervanger van de chef-kok. Het Gerechtshof oordeelde echter: “Bepalend voor de vraag wie werkzaam zijn in de categorie van uitwisselbare functies waartoe de functie van chef-kok behoort, is de aanstelling (en bijbehorende loonschaal) die medewerkers op grond van hun arbeidsovereenkomst hebben en de werkzaamheden die [de werkgever] op grond daarvan kan verlangen, niet de werkzaamheden die zij hen feitelijk laat uitvoeren.”
Ook het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden oordeelde een half jaar geleden (d.d. 8 feb. jl.) in deze lijn en heeft toen duidelijk gemaakt dat de ‘papieren’ functiebeschrijving het uitgangspunt is, in weerwil van eventueel (deels) afwijkende werkzaamheden die medewerkers in de praktijk verrichten [ECLI:NL:GHARL:2017:924]. Dit betrof een teamsecretaresse die jarenlang als administratief medewerker had gewerkt. Gelet op het feit dat in deze organisatie de administratieve en secretariële werkzaamheden (in elk geval tot voor kort) in diverse functies waren geclusterd en in de praktijk blijkbaar nogal door elkaar liepen, is het in dit geval opmerkelijk dat het hof louter op basis van het onderscheid in de functiebeschrijvingen zo klinisch en resoluut vaststelde dat de functies teamsecretaresse en administratief medewerker niet uitwisselbaar zijn.
voorsorteergedrag
In deze zaak bleek overigens dat het in algemene zin verstandig kan zijn dat een werkgever voorafgaand aan een reorganisatie alsnog de huidige functie van medewerkers vastlegt in gevalideerde functiebeschrijvingen. Het verdient daarbij aanbeveling om de eventuele uitwisselbaarheid met andere functies door een onafhankelijke, externe functiewaarderingsdeskundige te laten toetsen.
In de praktijk zie ik in dergelijke situaties overigens soms voorsorteergedrag ontstaan. Medewerkers en/of leidinggevenden redeneren dan behendig in de richting van de gewenste uitkomst en proberen de beweerde ‘feitelijke’ functie-inhoud zodanig te manipuleren dat aan hen de functie wordt toegekend met het veronderstelde beste perspectief om de reorganisatie door te komen. Om dit te vermijden en zo zuiver mogelijk te kunnen vaststellen wat de werkelijke uitgangspositie van de medewerker is, kan het bijvoorbeeld van belang zijn dat werknemers op dat moment nog geen zicht hebben op toekomstige functies en formatieplaatsen.
specialistische taken binnen een generieke functie
Een uitzonderingspositie is er voor specialisten binnen een generieke functie (consultant, software ontwerper etc.). Daarbij is het onderscheid in feitelijke werkzaamheden in veel gevallen wèl doorslaggevend en worden de betreffende specialismen niet-uitwisselbaar geacht. Dit is uitdrukkelijk bepaald in de Uitvoeringsregels van UWV en werd onder meer bevestigd in een zaak van een ICT-Consultant die enkele maanden geleden diende bij de kantonrechter Den Haag [ECLI:NL:RBDHA: 2016:16927 en 16926].
functiewijziging als uitkomst van een organisch verlopend veranderingsproces
Op 11 juli jl. deed de kantonrechter Utrecht een opvallende uitspraak waar ik in dit verband nog graag de aandacht op wil vestigen. Een werkgever had het veranderingsproces min of meer organisch laten verlopen, waarbij de functies van de medewerkers geleidelijk waren geëvolueerd. De organisatiewijziging paste in een traject van jaren, zo constateerde de kantonrechter: “Het vervallen van de oude functie en de vervanging ervan door de nieuwe functie moet dan ook worden beschouwd als (niet meer dan) een – verdere – stap in dat proces.” [ECLI:NL:RBMNE:2017: 3614]. Onder die omstandigheden kan een medewerker die als vanzelf is meegegroeid in de veranderende werkwijze niet plots worden ontslagen op grond van het feit dat zijn ‘nieuwe’ functie niet uitwisselbaar zou zijn met de ‘oude’ functie. Selectie van werknemers op basis van geschiktheid (de zogenoemde stoelendansmethode) is bij een dergelijke ‘smooth’ verlopende functiewijziging niet mogelijk.
Uit deze laatste casus blijkt overigens dat (afwijkende) feitelijke werkzaamheden in bepaalde specifieke situaties nog wel een rol kunnen spelen bij het vaststellen van de functie die een werknemer vervult. Maar dat is toch een uitzondering. In beginsel dient de functiebeschrijving het uitgangspunt te zijn. Dat wordt duidelijk uit recente uitspraken van het Hof Arnhem-Leeuwarden en het Hof Den Bosch. Dat het cassatieberoep tegen deze laatste uitspraak op 14 jl. strandde bij de Hoge Raad is niet zonder betekenis.
Deze blog is een samenvatting van een artikel dat ik op de website van HR Praktijk heb gepubliceerd.
Hele artikel lezen? Klik hier: https://www.hrpraktijk.nl/topics/ontslag/nieuws/uitwisselbare-functies-bij-reorganisatie-ontslag-een-papieren-werkelijkheid.