Wat zijn de eisen van de SDG? | Berenschot blog

De Single Digital Gateway (SDG) verordening bevat drie te nemen stappen, ook wel ‘annexen’ genoemd, die elk een andere verplichting voor de lidstaten met zich meebrengen:

1. Digitale informatieverstrekking. Lidstaten moeten informatie over een aantal procedures (benoemd in annex I) digitaal en in het Engels aanbieden.
2. Digitalisering van procedures. Lidstaten moeten een aantal procedures (benoemd in annex II) digitaal aanbieden.
3. Het aanbieden van diensten voor ondersteuning en probleemoplossing. Lidstaten dienen diensten aan te bieden aan grensoverschrijdende gebruikers voor ondersteuning en probleemoplossing.

Elke lidstaat heeft een Nationaal Coördinator (NC), die de implementatie van de verordening coördineert. Ook vormt de NC het bruggenhoofd naar de Europese Commissie en de andere Europese lidstaten. De NC wordt ondersteund door het Bureau Nationaal Coördinator (bNC-SDG). Veel informatie over de SDG kunt u dan ook vinden op de website van bNC-SDG. Iedere dienstverlenende overheidsorganisatie is echter zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de eisen van de verordening.

De deadline voor de implementatie van de eerste annex was in december 2022. Op dit moment hebben de meeste overheidsorganisaties de informatie over hun dienstverlening ontsloten via de nationale portalen (rijksoverheid.nl/government.nl (Dienst Publiek en Communicatie) en ondernemersplein.kvk.nl/business.gov.nl (Digitaal Ondernemersplein)). De deadline voor de implementatie van annex II en III is 12 december 2023. Om goed voorbereid te zijn op deze implementatie-deadline, is het van belang op tijd te kijken naar de consequenties voor uw organisatie. Vooral de impact van annex II op uw organisatie is groot. Daarom gaan we vooral hierop in.

Op hoofdlijnen vereist de SDG dat procedures van publieke dienstverleners die voor de eigen burgers en bedrijven digitaal toegankelijk zijn én relevant zijn voor de interne markt, ook voor burgers en bedrijven van andere lidstaten digitaal grensoverschrijdend toegankelijk moeten zijn (annex II). De toegang tot deze procedures moet niet discriminerend zijn, met andere woorden: het moet voor iedereen even gemakkelijk (of ingewikkeld) zijn om een procedure digitaal te kunnen doorlopen. Om te bepalen of een procedure onder de SDG valt, beantwoordt u de volgende vragen:

1. Is de procedure relevant voor de interne markt? Oftewel, raakt de procedure het vrije verkeer van goederen, diensten, personen of kapitaal? Een parkeervergunning zal er bijvoorbeeld niet snel onder vallen, want dat vereist veelal dat iemand hier woont of een vestiging heeft. Er is dan geen sprake van grensoverschrijdende relevantie.
2. Behoort de procedure bij één van de in annex I genoemde informatiegebieden én is deze digitaal beschikbaar voor de eigen burgers en bedrijven? Dan valt deze ook onder de vereisten van annex I. Als een procedure niet digitaal beschikbaar is, dan hoeft deze niet gedigitaliseerd te worden. Met andere woorden, de SDG legt voor procedures die op grond van annex I onder de SDG vallen, geen verplichting tot digitalisering op. Let wel, er is aanpalende wet- en regelgeving zoals de Dienstenwet en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer die deze verplichting wel kunnen opleggen.
3. Valt de procedure onder een van de in annex II met naam genoemde procedures? Dan dient deze grensoverschrijdend digitaal toegankelijk te zijn. Indien de procedure nog niet digitaal beschikbaar is voor de eigen burgers en bedrijven, dan dient deze procedure alsnog gedigitaliseerd te worden. Met andere woorden, annex II van de SDG legt wél een digitaliseringsplicht op.
4. Valt de procedure ander enkele andere richtlijnen van de EU die in de SDG expliciet zijn opgenomen? Dan valt de procedure ook onder de reikwijdte van de verordening. Het betreft:

• de Algemene wet erkenning EU-beroepskwalificaties
• de Dienstenwet
• de Aanbestedingswet

De SDG stelt vervolgens een aantal eisen aan procedures die onder de SDG vallen. Overigens zijn de eisen die de SDG stelt niet voor alle procedures gelijk. Afhankelijk van de grondslag (annex) waardoor ze onder de SDG vallen, kunnen de eisen variëren. Met deze eisen waarborgt de EU dat procedures grensoverschrijdend digitaal toegankelijk zijn. Deze informatie valt uiteen in een aantal categorieën:

• Informeren over procedures: Er moet basale Engelstalige informatie beschikbaar zijn over de procedure, voorafgaand aan het inloggen. Daarnaast moeten er Engelstalige instructies zijn over de stappen in de procedure. Overigens stelt de SDG de eis dat het een tweede veelgebruikte taal van de unie is. In Nederland is landelijk afgesproken voor het Engels te kiezen.
• Inloggen en identificeren: De gebruiker moet zich kunnen identificeren en inloggen via het inlogmiddel van de eigen lidstaat als deze door de EU is erkend en toegelaten. Indien ondertekening noodzakelijk is, moet dit ook elektronisch kunnen.
• Doorlopen procedure: De gebruiker moet de benodigde informatie kunnen verstrekken, ook als deze een afwijkende structuur heeft van de in Nederland gebruikelijk structuren. Denk aan adresgegevens die in andere lidstaten soms een andere structuur kennen, of aan persoonlijke identificatienummers die anders kunnen zijn dan het in Nederland gebruikelijke BSN/KVK nummer.
• Bewijsstukken: De gebruiker moet op zijn/haar verzoek gebruik kunnen maken van het Once Only Technical System (OOTS) indien er in de procedure bewijzen nodig zijn. Met dit systeem kunnen bevoegde instanties onderling bewijsstukken uitwisselen, zodat de gebruiker dit niet meer zelf hoeft te doen. Dit systeem is nog in ontwikkeling door de EU.
• Berichtgeving: Een ontvangstbevestiging en kennisgeving van de afronding van de procedure moeten elektronisch en in de Engelse taal mogelijk zijn. Ook moet het uiteindelijke resultaat van de procedure digitaal verstrekt worden.
• Betalen: Tot slot dienen grensoverschrijdende betalingen via een digitale weg mogelijk te zijn als er bijvoorbeeld leges verschuldigd zijn.

Daarnaast moeten grensoverschrijdende gebruikers via webpagina’s die deel uitmaken van de toegangspoort, toegang te hebben tot het online hulpmiddel op YourEurope om gebruikersreacties door te geven.

De eisen die de SDG stelt aan procedures zijn behoorlijk ingrijpend. Zeker als uw website nog niet op meertaligheid is ingericht. In het derde en laatste blog gaan we daarom dieper in op hoe u met uw organisatie aan de slag kunt gaan met de SDG-verordening.