Hybride werken en onboarding gaan prima samen, het vergt alleen wel wat aanpassingen. Wat die aanpassingen inhouden en waar u op moet letten, leest u in deze blog.
Waar hebben mensen behoefte aan als ze net starten in een nieuwe baan? Duidelijk is dat de praktische aanpak van traditioneel onboarden voor jonge mensen al lang niet meer werkt. En als gevolg van corona vindt onboarding noodgedwongen remote en online plaats. Is dat wel effectief en wat is de impact van al dat remote werken, vraag je je af. Uit onderzoek is namelijk ook gebleken dat jongeren veel meer last hebben van online werken dan de oudere generatie en ook veel meer behoefte hebben aan verbinding. En uit onderzoek weten we ook dat 5% van de nieuwe medewerkers direct stopt na een eerste rampzalige dag. Is een goed onboarding-programma onmogelijk geworden?
Snel schakelen
Afgelopen anderhalf jaar zijn meer dan twintig trainees en bijna vijftig consultants gestart bij Berenschot. Ons oorspronkelijke onboarding-plan werd vanwege de coronamaatregelen halsoverkop vervangen door alle dagen online werken én online leren. Het net nieuwe kantoorgebouw in Utrecht mocht alleen nog worden bezocht om de laptop en telefoon op te halen.
Behoefte aan connectie
De eerste weken werd er van alles georganiseerd. Elke traineegroep werd uitgenodigd op kantoor (met gepaste 1,5 meter afstand), laptop en telefoon lagen klaar, plus een leuk cadeau met Berenschot-logo én een plattegrond van het gebouw. Daarna gauw naar huis voor de eerste online kick-off achter de nieuwe werklaptop. De eerste (online) weken blijken goed te doen: iedereen is nieuwsgierig, alles is nieuw en de begeleiding is goed geregeld. Maar al snel gaat de ene dag over in de andere en gaan mensen één van de belangrijkste aspecten van hun werk missen: connectie! Onboarden vergt duidelijk meer dan alleen het opstartprogramma verschuiven van fysiek naar online. Maar wat?
Medewerkers willen zich blijven ontwikkelen en vernieuwen, dus moet onboarding naadloos overgaan in leren en participeren.
Goede landing
Om nieuwe medewerkers goed te laten landen in je organisatie, blijken vijf aspecten van belang. Ten eerste een simpele wegwijzer: hoe werkt het hier? Alles rondom werkafspraken, verwachtingen ten aanzien van verantwoordelijkheden en gebruik van tooling. Dat kan gelukkig prima op afstand. Dat geldt in mindere mate voor de overige vier aspecten: cultuur (het begrijpen van (in)formele normen), creativiteit stimuleren (ideeën inbrengen vanuit persoonlijke ervaring en ontwikkeling), connectie (verbinding met je collega’s) en de fun-factor (het samenzijn).
Organiseer wat voorheen vanzelfsprekend was
Daarom hebben wij ons bestaande onboarding-programma volledig omgegooid en zijn we met verschillende hybride leerinterventies aan de slag gegaan. Zo deden we bij de wegwijzer een beroep op de proactiviteit van nieuwe medewerkers: zelf op zoek gaan in MS Teams en surfen op intranet, online koffieafspraken inplannen met zo veel mogelijk collega’s en de wekelijkse opstartmomenten korter en vaker organiseren. De connectie kwam tot stand door de traineegroep op te knippen, zodat ze ook fysiek in een park of al wandelend konden afspreken. Verder zetten we het mentorschap veel intensiever in en plannen we veel informele (online) borrels met spel-date-dans-borrelcomponenten. En als mensen het online werken echt zat waren, konden ze altijd via de app een werkplek reserveren op kantoor.
Goede onboarding stopt niet na een paar maanden. Medewerkers willen zich blijven ontwikkelen en vernieuwen, dus moet onboarding naadloos overgaan in leren en participeren. Door middel van het sociaal intranet en een engagement-platform, een tool speciaal ontwikkeld ter ondersteuning van digital onboarding en leren, kunnen (nieuwe) medewerkers informatie zoeken, kennis delen en verbindingen aangaan.
Blijvende impact
Inmiddels kunnen we weer één vaste dag terecht op kantoor. Hybride werken wordt steeds meer een begrip en corona heeft bedrijven alleen maar bewuster gemaakt van de blijvende impact van de pandemie op onze manier van werken. We zullen het met elkaar anders moeten oplossen. We zorgen er met onze programma’s in ieder geval voor dat de verbinding tussen mensen onderling en met de organisatie goed blijft door het strak organiseren van de landing van nieuwe mensen op een hybride manier. Op de lange termijn is dat belangrijker dan vierkante meters kantoorruimte besparen.
Aan de slag met het nieuwe onboarden
Vraagt het hybride tijdperk een nieuwe manier van onboarding en leren en ontwikkelen binnen uw organisatie? Wij helpen u graag op weg. Dat doen we bijvoorbeeld door het ontwikkelen van didactische online trainingen en het vormgeven van hybride traineeprogramma’s. Neem contact met ons op voor alle mogelijkheden.