Binnen Eneco houdt de afdeling Energy Trade zich dagelijks bezig met de inkoop en het leveren van energie in Nederland, België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. De afgelopen jaren is het duurzame portfolio significant gegroeid tot één van de leidende partijen in de regio Noordwest-Europa. Om te zorgen dat Energy Trade zich in de toekomst kan blijven ontwikkelen, is Berenschot gevraagd te adviseren over de volwassenheid van de organisatieprocessen. Vervolgens heeft Berenschot ondersteund bij de implementatie van tooling om de processen verder te optimaliseren.
Prioriteren verbeteracties
Het traject werd gestart met het inzichtelijk krijgen van de huidige organisatieprocessen bij de unit Energy Trade. Doel was het verder optimaliseren en gezamenlijk aanvullend inzicht te krijgen in de grootste risico’s binnen de bestaande processen. Onderdeel hiervan was het definiëren van aanvullende KPI’s om meer sturing te geven binnen de processen. Vervolgens ontwikkelde Berenschot een volwassenheidsscan, gebaseerd op de vijf levels van operational excellence en in lijn met de wensen van Energy Trade. Deze tool stelt een organisatie in staat te achterhalen waar het meeste verbeterpotentieel zit, wat helpt bij het prioriteren van verbeteracties. Figuur 1 toont de verschillende volwassenheidsniveaus.
De operationele processen van Energy Trade zijn aan de hand van de volwassenheidsscan op 28 verschillende parameters beoordeeld. Te denken valt aan (de duidelijkheid van) rollen en verantwoordelijkheden, IT-ondersteuning, workarounds, operationele sturing en procesefficiency. Op basis van deze parameters ontstaat voor ieder proces een spin-diagram zoals in figuur 2 (fictief voorbeeld). Naast de huidige situatie (current state) staat ook de gewenste situatie weergegeven. Door het analyseren van de resultaten van de volwassenheidsscan is een organisatie in staat doelgericht de operationele processen te verbeteren. Te beginnen met waar dit het meest nodig is en waar de meeste potentie tot optimalisatie ligt.
Roadmap
Om de volwassenheid van de processen naar een hoger niveau te brengen, onderzocht Berenschot samen met medewerkers van de betrokken afdelingen de achterliggende oorzaken van bottlenecks en de verbetermogelijkheden. Dit betrof onder meer de documentatie van processen, doorlooptijden, leadtijden en beschikbare tools. “De volwassenheidsscan fungeerde daarbij als leidraad. Op basis van de uitkomsten hebben we gezamenlijk een roadmap opgesteld, aan de hand waarvan Energy Trade aan de slag kon met de gesignaleerde verbetermogelijkheden”, aldus Floor van Lunen, consultant bij Berenschot.
Eén workflow
In maart 2024 kreeg dit traject een vervolg door het oppakken van een van de drie punten die voor Energy Trade de hoogste prioriteit hadden, te weten workflowmanagement. “Bij het opzetten van een workflowmanagementtool is het belangrijk aandacht te besteden aan de stap van proces naar workflow. Want hoewel een workflow en een proces op elkaar lijken, zijn ze wezenlijk anders”, stelt Mathijs van Poll, consultant bij Berenschot. “In de vertaling van het proces naar de workflow redeneer je vanuit de actoren. Vindt bijvoorbeeld een aantal processtappen plaats op dezelfde afdelingen – lees: dezelfde actor – dan kan het handiger zijn om hier één stap van te maken in een workflow.”
In diverse sessies met afgevaardigden van afdelingen die betrokken waren bij de betreffende processen haalde Berenschot informatie op, werd de workflow per proces uitgetekend en geïmplementeerd in de tool. “Daarbij hebben we zes afdelingen en drie processen samengevoegd in één workflow. Dat gaf teams inzicht in elkaars werk en de voortgang daarvan”, zegt Van Poll. “Bovendien vergemakkelijkt het werken met één systeem de overdracht van de ene naar de andere afdeling. Zo hebben we een inhoudelijk ingewikkeld proces met veel stakeholders overzichtelijk weten te maken.”
Half oktober is ook deze opdracht afgerond. De komende tijd gaat Energy Trade aan de slag met de implementatie van de overige aangereikte operational excellence tools, te weten dashboarding voor het inzichtelijk maken van KPI’s en sturing daarop, en de inrichting van een CRM-systeem als ‘single source of truth’.