Omdat overheidsinformatie in toenemende mate digitaal tot stand komt, is in 2017 de selectielijst gemeenten vernieuwd. Gemeenten en intergemeentelijke organen gebruiken deze lijst om hun informatie te bewaren, te vernietigen en te archiveren conform de vereisten uit de Archiefwet. Door toegenomen digitalisering bleek het niet langer haalbaar om achteraf de bewaartermijnen van informatie te bepalen. Reden voor de VNG om Berenschot te vragen de selectielijst te evalueren.
Focuspunten
Destijds is de selectielijst ingericht in lijn met het proces- en zaakgericht werken van gemeenten in plaats van op documenten en taken zoals daarvoor het geval was. De belangrijkste vragen die wij bij de evaluatie hebben beantwoord:
- Is de selectielijst uitvoerbaar voor gemeenten?
- Sluit de selectielijst in voldoende mate aan bij het proces- en zaakgericht werken van gemeenten?
- Welke knelpunten ervaren gemeenten bij het gebruik van de selectielijst?
Verder hebben we gekeken naar de begrijpelijkheid en leesbaarheid van de selectielijst voor burgers en andere betrokkenen en naar de mate waarin de selectielijst samenwerking tussen gemeenten en ketenpartners faciliteert. Hiervoor hebben we samen met onderzoeksbureau Statisfact professionals van gemeenten en andere stakeholders geïnterviewd, een online enquête onder de doelgroep uitgezet en een verdiepingssessie georganiseerd.
Goed uitvoerbaar, maar...
Uit het onderzoek blijkt dat de selectielijst voor gemeenten goed uitvoerbaar is; in alle gevallen zijn zij in staat met behulp van de selectielijst de juiste bewaartermijn te bepalen. Gemeenten ervaren echter ook knelpunten. Zo is de selectielijst vanwege de generieke opzet niet altijd eenvoudig toepasbaar en wordt deze in sommige informatiesystemen onvoldoende ondersteund. Ook als gemeenten niet proces- of zaakgericht maar bijvoorbeeld datagedreven of projectmatig werken, is de selectielijst lastiger toepasbaar.
Meer uitleg en voorbeelden
Op basis van de onderzoeksuitkomsten constateren we dat gemeenten vooral meer behoefte hebben aan uitleg en voorbeelden van hoe de selectielijst in specifieke gevallen te gebruiken. En hoewel vereenvoudiging van de selectielijst lastig is vanwege het brede en diverse werkveld van gemeenten, staan gemeenten hier welwillend tegenover. Onze aanbeveling luidt dan ook de selectielijst nog meer dan nu als een beslisboom vorm te geven in combinatie met meer uitwisseling van voorbeelden van specifieke gevallen.