Een toegenomen werkdruk op het secretariaat en een omvangrijker takenpakket waren voor de gemeente Houten aanleiding een formatieonderzoek te laten uitvoeren. Doel was te bekijken in hoeverre de huidige formatie passend is gezien het takenpakket, de werklast en de gewenste ontwikkelingen. Op basis van dit beeld wilde de gemeente de gehele ondersteuning aan het bestuur in kaart brengen, bepalen wat er eventueel nog nodig is en/of duidelijke keuzes maken in wat de gemeente wel of niet faciliteert.
Verschillen inventariseren
Formele opdrachtgever is de gemeentesecretaris, waarbij de teammanager die het bestuurssecretariaat aanstuurt ook een belangrijke rol vervult. Hun uitdaging lag in het in beeld brengen van verschillen in het takenpakket en inzet van hun gemeente ten opzichte van die bij andere organisaties. Eerder al waren wij betrokken bij een benchmarkonderzoek van de gemeente, vandaar dat ons gevraagd is dit verdiepende onderzoek op te pakken.
“De rapportage is overzichtelijk en helder, hier kunnen we wat mee. De handvatten om het verdere proces intern vorm te geven zijn er en dat was ook precies wat nodig was!”, Gemeente Houten
Kwantitatief en kwalitatief beeld
We gingen van start met een documentstudie, om inzichtelijk te krijgen welke taken verwacht mogen worden binnen de organisatie en waar eventuele knelpunten kunnen zitten. Tegelijkertijd hebben we een korte benchmarkvragenlijst opgesteld om inzicht te krijgen in de vastgestelde formatie en kosten van het bestuurssecretariaat. Die uitkomsten hebben we vergeleken met die van gemeenten van vergelijkbare omvang. Daarnaast hebben er gesprekken plaatsgevonden met medewerkers van het bestuurssecretariaat (aanbieders) en het college van B&W (afnemers). Zo hebben we zowel een kwantitatief als kwalitatief beeld geschetst van de situatie. Vervolgens hebben we op basis van die informatie en onze ervaring aanbevelingen gedaan over de omvang van het bestuurssecretariaat en het bijbehorende takenpakket.
Handvatten
Het meest opvallende resultaat is dat medewerkers aangesproken worden op compleetheid en juistheid van stukken terwijl zij daar niet verantwoordelijk voor zijn. Desondanks doen zij hun uiterste best om deze compleetheid en juistheid alsnog te realiseren. Dit vergroot hun takenpakket in belangrijke mate, terwijl dit conform hun eigen processen niet de werkafspraak is.
Over het geheel heeft de gemeente de aanbeveling gekregen om de formatie uit te breiden en tegelijkertijd het takenpakket binnen de perken te houden.