Hulp bij een stevig organisatieontwerp | Berenschot cases

Als een soort van bloemkool waar ze hun armen niet meer helemaal omheen kregen. Dat riep de vraag op hoe ze het geheel logisch opnieuw konden indelen. Tijd voor extern advies van Berenschot over een nieuw organisatieontwerp.

Cor Baltus, managing director, vertelt: ‘Wij kochten een aantal sterke bedrijven. Voor ons een belangrijke uitdaging. Kopen is makkelijk, maar het integreren is natuurlijk ingewikkelder. Met name dat beheersbaar houden, voor mij, in de zin van de span of control. Elk bedrijf dat we kochten, rapporteerde aan mij. Maar ik had lokaal al een managementteam dus moesten we op zoek naar een andere opzet.’

Ze wilden daarbij ondersteuning van een externe partij om ratio te brengen in een proces waarin veel emotie zit. Maar hoe onderscheid je de bomen en het bos van elkaar in de wereld van de organisatieadviseurs? Cor: ‘We hadden de referent in eigen huis. Onze hr-directeur had in een vorige rol positieve ervaring met Berenschot. Ook bij ons is het goed gegaan. Die systematische aanpak van eerst uitgebreid in gesprek gaan met onze mensen en zo de ontwerpcriteria in beeld brengen. Dat terugkoppelen aan ons als MT en samen het aantal criteria indikken, waarna we het nieuwe ontwerp konden tekenen. Sterk punt van Berenschot daarbij was dat zij ons dwongen op een bepaalde manier te kijken. We zijn soms te pragmatisch. Omdat wij de business te goed kennen, zitten wij te snel in oplossingen te en te weinig in ‘Wat is de probleemanalyse? Wat willen we echt?’.

Berenschot hielp onze gedachten meer te ordenen en zaken qua strategische belangrijkheid weer in de goede volgorde te zetten. Daarna gingen we aan de slag met de vervolgstappen en dat legden we langs het ABC van arbeidsverdeling, besluitvorming en coördinatie. Met name die c van coördinatie was heel welkom. Die hielp om de kolommen, de arbeidsverdeling, zo zuiver mogelijk te maken. Het leerde ons wat vrijer na te denken over de interne communicatie, dus niet zo’n verzuilde interne communicatie te hebben. Ik denk dat het de muren tussen afdelingen een beetje weghaalde. Dus hoewel de c van coördinatie bij structuur lijkt te horen, bracht die tevens andere dingen in beweging. Misschien sloeg die c indirect dus ook op cultuur.’

Vorig jaar klopte Cor weer aan bij Berenschot. Inmiddels overgenomen door de Alliance Automotive Group, een internationale club, wilde hij weten of het organisatiemodel nog paste bij hun - deels - nieuwe markt: ‘Dit ging om een herijking, om de Europese afstemming op bepaalde deeldisciplines; hebben we de communicatie met Europa goed ingeregeld? Dat is een nieuw ontwerpcriterium. Deze vraagstelling was daarmee meer een marginale toetsing dan een grote transitie zoals eerder. Toen stond het financieel gezond willen worden prominent in de ontwerpcriteria. Dat heeft gemaakt dat business controlling bij ons essentieel is geworden. Daarmee is de organisatie een stuk bestuurbaarder, veel meer doelgericht, door een stuk volwassenheid en bovendien wendbaarheid. Dat is een van de elementen van ons succes van de afgelopen jaren. Als je het kunt meten, het zichtbaar maakt, dan kun je er iets mee gaan doen.’

– Cor Baltus, managing director Alliance Automotive Group Benelux

Voor de wat kleinere organisatievraagstukken gebruikt Cor de dingen die hij leerde nog regelmatig: ‘Het bedrijf is onherkenbaar ten opzichte van negen jaar geleden. Elke steen hebben we hier in onze handen gehad en hebben we omgedraaid. Medewerkers begrijpen inmiddels heel goed dat we er door al die veranderingen een stuk beter voor staan dan ooit. Dat heeft ons uiteindelijk veel vertrouwen en draagkracht opgeleverd vanuit de achterban. Wat de consultants daarbij vooral hebben gedaan, is ons faciliteren, ons coachen om die weg te vinden, met al die interviews en ontwerpcriteria onze gedachten ordenen en ons dwingen om keuzes te maken. Kortom, Berenschot heeft ons geholpen de antwoorden te vinden. De consultants droegen die niet aan. Dat vind ik heel sterk. Natuurlijk geeft Berenschot wat richting, het is niet een leeg stuk papier. De keuzes die je daarbij hebt, die worden toegelicht met de pros en cons, maar de gekozen structuur en de gekozen oplossingen zijn van ons en niet van een consultant die buiten de organisatie staat. Daarmee heb je inherent eigenaarschap gecreëerd.’

Bij de grote transitie hielp Berenschot Cor om het implementatieplan vorm te geven: ‘Tegenwoordig hebben we een interne projectmanagementorganisatie. Daarmee kunnen we dat soort projecten prima zelf managen. Wel is het zo dat we onlangs een wijziging hebben gehad in het directieteam. Voor ons aanleiding met de blik van dat nieuwe directielid weer eens te onderzoeken of onze ontwerpcriteria nog juist zijn. Met ondersteuning van Berenschot. Juist vanwege hun manier van kijken.’

– Jeroen van Bree, managing consultant Berenschot

Alliance Automotive Group Benelux is actief in de distributie en verkoop van after-market onderdelen, accessoires, gereedschappen, banden en marketing concepten. PartsPoint is het grossiersnetwerk van Alliance Automotive Group Benelux en de nieuwe familienaam van Staadegaard TC, Dabeko, Hacos en Brezan. Via het netwerk worden duizenden garagisten in Nederland en België dagelijks van onderdelen en ondersteuning voorzien. Alliance Automotive Group Benelux bedient tevens ruim 60 onafhankelijke grossiers in Nederland via Alliance Automotive Trading en Precisium. Alliance Automotive Group Benelux biedt werk aan ongeveer 1.950 medewerkers. Alliance Automotive Group Benelux is een onderdeel van Alliance Automotive Group (Europa). Voor nadere informatie: www.allianceautomotivegroupbenelux.nl