Ouderenzorginstelling Groenhuysen staat voor flinke uitdagingen: de zorg verandert, de omgeving verandert en de doelgroep heeft een toenemende zorgvraag. Tegelijkertijd neemt op de markt het aantal beschikbare zorgmedewerkers af, wat uitdagingen geeft voor de continuïteit en de kwaliteit van de zorg.
“Om die uitdagingen het hoofd te bieden, moesten we als organisatie in beweging komen om anders te gaan werken, zowel in het primair proces als binnen onze ondersteunende diensten, het Centraal Bureau.”, zegt Joost Bellemakers, als hoofd bedrijfsvoering en MT-lid verantwoordelijk voor Facilitair & Vastgoed, Financiën & Control en I&A. “Daarbij wilden we nadrukkelijker focussen op het vergroten van de toegevoegde waarde van het Centraal Bureau voor het primair proces. Om zo bij te dragen om ook in deze tijden van personeelsschaarste onze bewoners en cliënten op een goede manier te blijven bedienen – binnen de financiële mogelijkheden.”
Het moest echt een traject van Groenhuysen zelf zijn en niet een traject van een externe partij, om als ondersteunende diensten ‘slim en slagvaardig’ te worden. Op die wens is Berenschot heel goed ingesprongen.
- Joost Bellemakers, hoofd bedrijfsvoering en MT-lid Facilitair & Vastgoed, Financiën & Control en I&A bij Groenhuysen.
Logischer clustering
Eerder had Groenhuysen twee keer deelgenomen aan de Benchmark Zorg van Berenschot, die de overhead van zorgorganisaties in beeld brengt en afzet tegen vergelijkbare organisaties. “Dat sloot direct aan bij ons vraagstuk, vandaar dat we Berenschot gevraagd hebben ons te ondersteunen bij het strategisch organisatieontwerp voor de ondersteunende diensten”, vertelt Bellemakers. “De afgelopen tien jaar waren onze ondersteunende diensten wat ‘organisch’ gegroeid. Een logischer clustering moest voor meer duidelijkheid zorgen, zowel binnen de ondersteunende diensten als voor het primair proces.” Op dit moment telt de West-Brabantse zorginstelling zo’n 2.500 medewerkers die samen met 800 vrijwilligers zorgdraagt voor circa 3.000 cliënten.
Draagvlak en commitment
Daarbij bestond er één nadrukkelijke wens. “Het moest echt een traject van Groenhuysen zelf zijn en niet een traject van een externe partij, om als ondersteunende diensten ‘slim en slagvaardig’ te worden. Op die wens is Berenschot heel goed ingesprongen, zodat we op een prettige manier, met betrokkenheid van een afvaardiging van collega’s uit het primair proces en uit de teams van het Centraal Bureau goede organisatorische afwegingen hebben kunnen maken. Die flexibiliteit in de aanpak sprak me aan en helpt bij het creëren van draagvlak en commitment”, aldus Bellemakers. “Tegelijkertijd hebben ze hun sectorkennis, inhoudelijke expertise plus natuurlijk hun kennis van organisatiekunde ingebracht. En de planmatige aanpak hielp ons om per fase de beoogde doelstellingen te realiseren.”
Frisse blik
Daarnaast noemt Bellemakers de frisse blik van Berenschot waardevol. “Zo’n traject maakt dat je met elkaar nadenkt over waar ligt onze toegevoegde waarde? En hoe organiseren we onszelf om die toegevoegde waarde ook werkelijk te kunnen leveren. Daarop reflecteer je met elkaar, zij stellen vragen, maken alles bespreekbaar maken en durven zaken ter discussie te stellen”, zegt hij. “Daardoor hebben we nu een logisch organisatieontwerp dat we zelf goed begrijpen en kunnen uitleggen aan collega’s in het primair proces die wat meer op afstand staan.”
Themalijnen
De behoeften van collega’s in het primair proces vormden het vertrekpunt bij de visie, de strategie en het strategisch ontwerp van het Centraal Bureau. “Daar hebben we steeds op teruggegrepen. Als dit ons ten doel staat, waar moet het organisatieontwerp dan aan voldoen?”, schetst Bellemakers. Dit resulteerde in een hoofdindeling in de afdelingen Ondersteuning zorg, Bedrijfsvoering, HR en Staf. “Dat is vergelijkbaar met de voorgaande situatie. We hebben echter ook themalijnen ingebracht, dwars door de functionele kolommen heen. Die themalijnen sluiten nauw aan bij de belangrijkste strategische ontwikkelingen van onze organisatie en helpen om gezamenlijk dezelfde kant op te bewegen. Dat is echt nieuw.”
Goed opgesteld
Inmiddels is ook het operationeel ontwerp, de invulling op team- en medewerkersniveau met rollen, taken en verantwoordelijkheden, gereed. Hierbij is een vertaling gemaakt naar het functiehuis en -profielen, eveneens uitgevoerd door Berenschot. “Vanaf 1 oktober 2024 zijn alle medewerkers in hun nieuwe functie geplaatst conform het strategisch en operationeel organisatieontwerp. We staan goed opgesteld voor de toekomst, en er is bewustwording gecreëerd rondom het vergroten van de toegevoegde waarde van ondersteunende diensten en hierin zijn de eerste stappen gemaakt”, stelt Bellemakers. “Nu is het tijd voor de zachte verandering: daadwerkelijk een nieuwe manier van werken omarmen en ernaar handelen. Daar gaan we komende tijd zelf mee aan de slag.”