Zorgprofessionals in de langdurige zorg besteden gemiddeld 35% van hun werkbare tijd aan administratieve taken. Dit is een stijging ten opzichte van 2016 en 2017 (beide jaren 25%) en 2018 (31%). Het percentage verschilt per sector en is het hoogst in de GGZ (40%) en het laagst binnen de Gehandicaptenzorg (33%).
Daarnaast stellen zes op de tien medewerkers dat ze het afgelopen jaar meer tijd kwijt waren aan administratie. Dit blijkt uit onderzoek (pdf, 2.1 MB) van Berenschot onder 7.700 zorgprofessionals.
Het Elektronisch Cliënten Dossier wordt het vaakst genoemd als administratieve taak waaraan men de meeste tijd besteedt. “Veel administratieve taken, zoals het opstellen van een zorgplan of het registreren van medicijngebruik, kun je zien als onderdeel van de zorg (‘methodisch werken’). Wel kunnen ook deze taken vaak efficiënter georganiseerd worden”, aldus Marvin Hanekamp, managing director bij Berenschot en verantwoordelijk voor het onderzoek. De spreiding tussen organisaties is beperkt, maar wel zichtbaar. “Bij een kwart van de organisaties ligt het ervaren percentage administratieve tijdsbesteding op 31% of lager en bij organisaties met de minste administratieve druk is dit 27% of lager. Een interessante vraag is wat deze organisaties anders doen. Daar kun je van leren.”
Stijgende acceptatie
Zorgprofessionals binnen zowel de VVT, GHZ als GGZ geven aan 23% administratieve tijdsbesteding acceptabel te vinden. Ook dat is een opvallende stijging in vergelijking met 2016 (15%), 2017 (14%) en vorig jaar (17%). Tegelijkertijd daalt het aandeel zorgmedewerkers dat administratie als belastend ervaart: van 90% in 2018 naar 82% in 2019. Zorgprofessionals besteden dus meer tijd aan administratie dan voorheen, maar accepteren ook meer administratieve tijdsbesteding. Deze acceptatiegraad neemt toe naarmate zij hun werkzaamheden meer zelf kunnen inrichten en de relatie met collega’s en leidinggevenden als beter wordt ervaren. Hanekamp: “Bovendien geven veel medewerkers aan dat administratie ook bij hun werk hoort, zolang nut en noodzaak voldoende helder zijn en zij hierin goed ondersteund worden.”
Blijvend groot knelpunt
Al met al is en blijft administratie een groot knelpunt. “Het verschil tussen de ervaren en de acceptabele administratieve belasting bedraagt 41.000 fte, wat neerkomt op € 1,9 miljard aan salariskosten. Het verlagen van de administratieve belasting heeft drie belangrijke voordelen. Uit het onderzoek blijkt namelijk ook dat verlaging van administratieve belasting gepaard gaat met meer werkplezier en behoud van mensen voor de zorg, wat in deze tijden van personeelskrapte extra belangrijk is. En verder levert het heel veel tijd op die aan cliënten besteed kan worden”, aldus Hanekamp.
Aanbevelingen
Berenschot doet op basis van het onderzoek de volgende aanbevelingen:
- Schrap onnodige administratieve taken. Doe wat moet. Niet meer, maar ook niet minder. Overleg hierover tussen zorgaanbieders, overheden, toezichthouders en financiers. Maak het elkaar gemakkelijker.
- Optimaliseer de resterende administratieve taken. Denk hierbij aan automatisering van processen, het herkennen en elimineren van dubbele registraties, controles en onnodige schakels en goede ICT-voorzieningen (snel, gebruiksvriendelijk, integraal en betrouwbaar).
- Betrek zorgprofessionals en bevraag hen periodiek. Zij weten zelf vaak heel goed waar knelpunten zitten en wat mogelijk verbeterd kan worden. Bovendien hecht men doorgaans veel waarde aan inspraak en meedenken.
- Bepaal samen met de teams waar overheadondersteuning van toegevoegde waarde kan zijn. De discussie over overhead gaat vaak vooral over de omvang en zelden over de kwaliteit en toegevoegde waarde ervan. Echter, een goed georganiseerde overhead kan bijdragen aan het verlagen van de administratieve belasting.
- Creëer duidelijkheid over het achterliggende doel van administratieve taken: helderheid over het ‘hoe en waarom’ is essentieel en voorkomt dat bepaalde administratieve taken als overbodig gezien worden.
- Administratie en enige mate van werkdruk zijn inherent aan werken in de zorg. Maar erkenning daarvan is al een deel van de oplossing en blijkt een bewezen factor bij intrinsieke motivatie van werknemers.
- Beïnvloed ook de perceptie van administratieve belasting: communiceer op een positieve manier. Dat begint door de uitkomsten van het onderzoek serieus op te pakken, continu (samen) te werken aan verbetering en duidelijk naar voren te brengen.
- Dit onderzoek meet waargenomen tijdsbesteding en belasting. Het is zinvol om daarnaast via ‘deep dives’ een onderbouwd inzicht te krijgen in de feitelijke tijdsbesteding en grootste verbeterpunten.
- Onderzoek en beschrijf best practices. We zien immers variatie tussen zorgorganisaties waar het gaat om administratieve tijdsbesteding en belasting. Wat maakt het verschil binnen deze best practices en wat kun je daarvan leren?
