De gemeente Zevenaar wilde hun organisatie beter bestuurbaar maken. Zelf hadden ze de eerste contouren al geschetst van een nieuw organisatieontwerp met domeinen als uitgangspunt. Om deze omslag te realiseren, wilden ze kwartiermakers inzetten die de organisatieontwikkelingen per domein zouden voorbereiden. De combinatie van gebrek aan tijd en de behoefte aan expertise in één hand bracht hen op het spoor van Berenschot voor de kwartiermakersrol.
Onder tijdsdruk naar een werkbaar organisatieontwerp
Jan Heuker, adviseur P&O gemeente Zevenaar, vertelt:’ We wilden meer strategische slagkracht en een robuuste en wendbare organisatie die de uitdagingen van de huidige maatschappij aan kan. Uiteindelijk zijn wij er voor onze inwoners en bedrijven, die de uitdagingen voor een groot deel bepalen. Het was voor ons al duidelijk dat het één organisatie moest worden, bestaande uit drie domeinen op gerelateerde aandachtsgebieden en een compact slagvaardig strategisch management team. Nu was het tijd om verder te bouwen en de nieuwe organisatiestructuur en -ontwikkeling daadwerkelijk te gaan realiseren. Maar voordat we zouden gaan bouwen, hebben we nog een onafhankelijke reflectie gevraagd op ons beeld. Het was daarbij echt de vraag op welke wijze dit het best zou kunnen. Er zijn in den lande verschrikkelijk veel organisatieverandermodellen. Die kun je niet zo maar een-op-een kopiëren en plakken. Bovendien vond onze gemeentesecretaris, Daniëlle Jansen, de participatie van medewerkers buitengewoon belangrijk ondanks het feit dat er tijdsdruk op het proces zat. Immers, als wij anders zouden willen gaan besturen, moesten we daar tijdig budgetten voor reserveren. De manier waarop Berenschot ons bij dit alles wilde ondersteunen, sprak ons aan.’
Berenschot is doortastend, maar we hebben wel zelf de regie moeten houden.
- Jan Heuker, adviseur P&O gemeente Zevenaar
Participatie van management en medewerkers
De inspraak van medewerkers was dus voor de gemeente Zevenaar belangrijk om mee te nemen in het ontwerpproces. Dat is al een interventie op zich en het meedenken over de inrichting van de organisatie hoort ook bij de rol van een professional. Jan: ‘Uiteindelijk hebben we met een 70 collega’s om tafel gezeten, in drie parallelle ontwerptrajecten met werksessies. Daarbij gaf Daniëlle Jansen vooraf de randvoorwaarden mee. Managers en een brede groep van medewerkers hadden, binnen de randvoorwaarden, alle ruimte om mee te denken. Echter wilden we toe naar een organisatie met slechts twee leidinggevende lagen. Dat is gelukt. In de heisessies met gemengde groepen van medewerkers en leidinggevenden zijn we samen gekomen tot een samenhangend ontwerp voor een domeinenindeling met de bijbehorende managementposities. Dat was onder andere nodig voor de begroting.’
Toets aan de praktijk
De gemeente Zevenaar is tevreden over hoe Berenschot dit traject heeft aangepakt: ‘Als je een andere organisatie opbouwt, krijg je te maken met de vraag hoe je het huidige takenpakket kunt inschuiven in het nieuwe organisatiemodel. De manier waarop Berenschot dat organiseerde, hoe ze onze mensen wisten mee te nemen van oud naar nieuw, dat was goed. Zelf zat ik bij het fysieke domein. Toen we eenmaal een bepaalde invalshoek hadden gekozen, hebben we dat getoetst door een van onze producten door de nieuwe structuur te laten lopen. Dit om te kijken of het bedachte model werkt. Omdat dit niet op alle fronten goed werkte, heeft Berenschot op een later moment met de huidige afdelingshoofden de bedachte structuur fijngeslepen. Om toch te komen tot een goed passend organisatieontwerp.’
We zijn trots dat we met een participatieve aanpak tot een gedragen advies zijn gekomen, en dat we in dit proces de Gemeente Zevenaar -leidinggevenden en medewerkers- echt aan het stuur van hun eigen verandering hebben kunnen plaatsen.
- Peter Kuiperij, managing consultant Berenschot.
Voortbouwen op organisatieontwerp
Er ligt een advies dat uitvoerbaar is en aansluit bij de verwachtingen van de gemeente. Jan: ’Berenschot heeft een product neergelegd waar wij verder mee kunnen en waar we ook mee doorgaan. Het blijft een advies. Op basis daarvan moet je inderdaad zelf nog nuances aanbrengen zodat het net even iets beter past bij Zevenaar. Toch zijn we zeker verder gekomen door de inzet van Berenschot. Het college heeft het advies dan ook volledig overgenomen. We hebben het zelf verder opgepakt op basis van de hoofdstructuur die Berenschot heeft aangelegd. De focus ligt momenteel vooral op het werven van domeinmanagers en teammanagers. De volgende stap is het aanpassen van processen, regelingen en de administratie.’
De gemeente Zevenaar is een middelgrote gemeente met de uitdagingen van een grote stad. Kijk alleen al naar onze omgeving: Natura 2000-gebieden, de Duitse grens, spoorwegen, snelwegen en veel nieuwbouwprojecten waaronder de Fashion Outlet Zevenaar. Dit alles zorgt voor een interessant, uitdagend en breed taakveld voor ruim 400 collega’s. Van medewerkers die het huishoudelijk afval ophalen en de buitenruimte beheren tot juridisch adviseurs en van vers afgestudeerde trainees tot senior beleidsmedewerkers.