Bij operationeel management is het de kunst het evenwicht te bewaren tussen medewerkers ruimte geven en weten of het proces onder controle is. Een gecontroleerd proces voorkomt verrassingen zoals vertragingen of overschrijdingen door een heldere, eenduidige procesinrichting en uitvoering.
De doorstroom van (deel)processen wordt bepaald door stuurgetallen. Denk aan tijd (beschikbare versus behoefte in uren), output (vereiste orders per dag) of capaciteit (maximaal aantal orders onderhanden werk). Controle wordt behouden door strak te sturen op vastgestelde stuurgetallen én door medewerkers actief te betrekken en constructief uit te dagen bij afwijkingen. Open en transparant kunnen zijn is voor management én medewerkers een belangrijke voorwaarde, maar operationeel managers zullen hier altijd in voorop moeten gaan. Gedegen dashboards zijn randvoorwaardelijk voor deze transparantie.
Een dashboard visualiseert de status van werkstromen, van input tot doorstroom en output. Dit overzicht biedt handvatten voor gerichte sturing en verbetering. Het helpt managers en medewerkers om snel betere beslissingen te nemen op basis van concrete data. Hierna volgen enkele belangrijke voordelen van dashboards:
Wanneer een proces onder controle is, is de volgende stap continue verbetering van het proces. Ook hiervoor zijn goede dashboards essentieel vanwege de helderheid en transparantie.
Samen met uw organisatie vormen we aan de hand van het PBOI-model een eenduidig beeld van de operatie. Hierbij komen de volgende onderwerpen aan bod:
Het ontwerpen van een dashboard is meer een bedrijfskundig dan een technisch vraagstuk. Het vereist een goed begrip van de werkstromen, de rollen van verschillende afdelingen en de inrichting van de systemen die worden gebruikt, zoals ERP of CRM. Dit ontwerpproces leidt vaak niet alleen tot betere dashboards maar ook tot verbeteringen in de onderliggende werkprocessen en dieper inzicht. En daarmee tot betrokkenheid van medewerkers en management.
Het meeste effectief is om vervolgens in kleine, snelle stappen een dashboard te bouwen om processen en prestaties gelijk te ontsluiten. Gebruikers leren dan direct hoe een dashboard wordt ontwikkeld en hoe ze het moeten gebruiken. U kunt ervoor kiezen uw eigen organisatie het dashboard te laten bouwen of dit in samenwerking met ons te doen, waarbij we ook oog houden voor de achterliggende informatiestructuur.
Parallel aan het ontwikkelen van het dashboard dient er ook aandacht te komen voor resultaatgericht sturen op basis van de Deming-cirkel (zie figuur), de zogeheten PDCA-cyclus:
Daarbij ligt de focus sterk op de taken van de manager en de taakvolwassenheid van medewerkers. Want het ontwikkelen en gebruiken van dashboards vereist een cultuur van transparantie, samenwerking en betrokkenheid, waarin managers en medewerkers samen werken aan procesverbeteringen.
Bij het ontwikkelen van dashboards bepalen leidinggevenden en medewerkers samen waarop het proces bestuurd dient te worden. Dashboards maken discussies over prestaties en processen feitelijker en inzichtelijker, en integreren tegelijkertijd de praktijkverhalen van de werkvloer en de meer getalsmatige wereld van het management. Dit vergroot het begrip en verbetert de aansturing. Leidinggeven wordt met goede gedefinieerde dashboards ook eenduidiger, omdat helder is waarop een team of persoon wordt beoordeeld. Dashboards maken taakzelfstandigheid mogelijk:
