Heeft uw bedrijf een werkstroom in een vaste volgorde? Dan loont het om inzicht te hebben in dat werkproces. Wat zijn precies de deelprocessen binnen de werkstroom? Wat zijn eventuele knelpunten? Een dashboard met daarop deze informatie draagt bij aan het creëren van overzicht, het behouden van grip op het proces en het helpt om gericht te sturen. Zo ontstaat er ruimte voor verbetering.
Dashboard werkstroom
Bij het inzichtelijk maken van een werkstroom kan je denken aan het tonen van input, onderhanden werk en output van een proces. Een bedrijf in Nederland heeft Berenschot gevraagd een dashboard te ontwikkelen dat deze werkprocessen in kaart brengt. Hiermee wilden ze verkooporders kunnen volgen van het moment van aanvraag tot het moment van facturatie. Tot dan toe had het bedrijf op managementniveau geen actueel inzicht van het onderhanden werk, de doorstroom, de output en de knelpunten. Terwijl zij die behoefte wel hadden. Het creëren van dergelijk inzicht in een dashboard gaf hen de gewenste handvatten voor sturing.
Meerdere bronnen combineren middels Power BI
Wij hebben in een tijdsbestek van zo’n drie maanden een dashboard in Power BI gebouwd. Dit geeft het bedrijf overzicht over het gehele werkproces en biedt hen de mogelijkheid op geaggregeerd of specifiek niveau te zoeken naar relevante informatie. De uitdaging zat met name in het kaart brengen van de gehele werkstroom. Specifiek het ontginnen en combineren van de gegevens was uitdagend, aangezien het bedrijf gebruik maakt van meerdere bronsystemen met daarin informatie over de werkprocessen. Deze gegevens in deze systemen dienden op basis van een gemeenschappelijke kolom gekoppeld te worden.
Om het Power BI-dashboard te ontwikkelen, zijn we gestart met het inventariseren van de verschillende bronsystemen en bijbehorende indicatoren. Deze indicatoren betroffen met name informatie over de specificaties van de verkooporders, offerte-informatie en werkvoorbereidingsinformatie. Informatie die logisch opeenvolgend in de werkstroom naar voren kwam, maar die in samenspraak met de klant diende te worden vastgesteld, te worden gedestilleerd uit het bronsysteem en aan elkaar verbonden diende te worden in Power BI, op basis van een gemeenschappelijk gegeven uit de data.
Dashboard vanuit werkstroomfilosofie
Op basis van de werkstroomfilosofie hebben wij samen met de klant het dashboard ontworpen en direct de werkstroom gevisualiseerd, waarbij de werkprocessen op de vloer en de klant centraal staan.
Hierbij hebben we nagedacht over vragen als: welke informatie wil een medewerker van de afdeling in de werkstroom kunnen zien zodra hij een verkooporder gaat factureren? Logischerwijs gaat dit om informatie omtrent het verkooporder en de offerte. Een andere specifieke vraag was: op welke manier kan de teamleider direct monitoren waar eventuele knelpunten in de werkstroom zitten omtrent input, doorstroom en output? Hier hebben wij op ingespeeld door de werkstroom op een dermate geaggregeerd niveau weer te geven, dat nuttige informatie gespecificeerd kan worden met enkele muisklikken. Het filter in het dashboard maakt het mogelijk op verschillende wijzen dwarsdoorsneden van informatie te maken.
Onze consultants hebben het dashboard in een teamsessie aan medewerkers en teamleiders uitvoerig toegelicht en direct aangepast op basis van feedback. Tegelijk met het uitrollen van dit dashboard heeft het bedrijf met ondersteuning van Berenschot een nieuwe aanstuurwijze geïmplementeerd op basis van de werkstroomfilosofie.
Transparant werkproces
Berenschot heeft een dashboard opgeleverd waarin verschillende bronnen zijn geïntegreerd. Hiermee is relevante informatie in één oogopslag op een centrale plek terug te vinden en is het sturen op doorstroom en output geïmplementeerd. Hierdoor is het bedrijf nu in staat gerichter te sturen op de werkprocessen en hiermee beter aan de wensen van de klanten te voldoen.
Zij gebruiken het dashboard intensief in de dagelijkse aansturing en ook in de rapportering richting de directie. Verschillende medewerkers en teamleiders van de afdeling hebben nu allemaal hetzelfde inzicht. Dat geeft een betere focus en verbeteringen in de werkstroom worden sneller doorgevoerd. Het totale proces is nu transparant. Hierdoor zijn knelpunten in werkbelasting bij medewerkers ook goed zichtbaar geworden en deze kunnen worden opgelost. De werksfeer is sterk verbeterd omdat zaken helder en open besproken kunnen worden.