De opdracht en de taken voor het landelijke Fonds voor Cultuurparticipatie (FCP) zijn tijdens de cultuurnotaperiode 2021-2024 meer dan verdubbeld, mede door de coronacrisis. Daar waren de organisatiestructuur en organisatiecultuur nog onvoldoende voor klaargestoomd. Evident dat het wat begon te piepen en kraken. Tijd voor een nieuw organisatieontwerp.
Participatieve aanpak: gelijkwaardig en intermenselijk
Het FCP koos er bewust voor om niet ‘even snel top-down een nieuw organogram te maken’. Het management wilde ook de organisatiecultuur versterken. Een combinatieteam van Berenschotadviseurs met verschillende achtergronden, op het gebied van organisatie-inrichting, leiderschap, organisatiecultuur en de sector kunst & cultuur, ging samen met alle medewerkers van het fonds aan het werk.
Hedwig Verhoeven, directeur FCP: ‘Onze ruimere opdracht als fonds vereist meer arbeid. Hoe dat op te vangen door niet alleen maar meer mensen in te huren, was de vraag. Daarom gingen we op zoek naar een begeleidende partij die ons met rust en deskundigheid kon helpen gestaag de organisatiestructuur én cultuur te versterken. Dat ‘verbouwen terwijl de winkel open bleef’, bleek een grote uitdaging te zijn. We konden en wilden niet alleen maar met onszelf bezig zijn. Daarnaast was de erkenning essentieel dat het niet alleen ging om een structuurverandering, maar ook om houding en gedrag (cultuur). Ook voor onze organisatie bleken beide onlosmakelijk met elkaar te zijn verbonden. Dit vroeg om een organisatieversterkingstraject op twee sporen. We kozen bewust voor een participatieve aanpak waarbij alle medewerkers betrokken werden en samen aan de slag gingen. Met als doel een gedragen organisatieversterking waarmee we als fonds weer wendbaar en weerbaar worden en we de komende jaren vooruit kunnen.’
En dat is gelukt. Hedwig: ‘Wat Berenschot aan de voorkant beloofde, heeft ook zo uitgepakt. Er is op een professionele manier met ons omgegaan en heel goed op de afgesproken deadlines gewerkt naar een solide eindresultaat. Naast de oprechte interesse van de Berenschotadviseurs in onze organisatie en de mensen die er werken, vond ik hun interesse, kennis en kunde over ons werkveld, de sector kunst & cultuur, opvallend. Ik heb veel geleerd van het met zijn allen eraan werken, de participatieve aanpak. We voerden samen het gesprek over wat we wilden behouden en wat we echt los moesten gaan laten, kijkend naar wat de buitenwereld van ons vraagt, van ons nodig heeft en van ons verwachten mag. In sessies die Berenschot organiseerde, formuleerden we samen ontwerpcriteria voor de organisatie. Daarnaast was er aandacht voor het culturele aspect in andere bijeenkomsten. Stap voor stap hebben we iedere medewerker meegenomen. Iedereen die dat wilde, kon erbij betrokken zijn. Verandering is nu eenmaal iets dat tijd en zorgvuldigheid vraagt. De gedegen implementatie is één van de sleutels van het succes.’
‘De medewerkers van het FCP hebben met veel enthousiasme meegewerkt aan het nieuwe organisatieontwerp. Daardoor werd het resultaat echt organisatiebreed gedragen. Zo’n participatieve aanpak is ook voor ons adviseurs leerzaam. Het daagt ons uit om ieder stapje goed uit te leggen. De reacties van medewerkers zetten ook ons weer aan het denken. Zo hielden we elkaar scherp.’
- Sam Branten, consultant kunst & cultuur Berenschot
Een duurzaam en wendbaar organisatiemodel
Het nieuwe ‘FCP-huis’ staat inmiddels. Hedwig verwacht met het aangepaste organisatiemodel de komende jaren goed uit de voeten te kunnen: ‘We hebben de organisatie, die vroeger was ingedeeld naar beleidsdomeinen, nu ingedeeld naar type werk, ongeacht het onderwerp van de subsidieregeling. Hiermee hebben we een duurzaam model te pakken, dat ruimte biedt aan groei én eventueel aan krimp. Het model is boven alles wendbaar. De nieuwe structuur geeft meer grip op het primaire proces. We zijn nu veel beter in staat om zelf pieken en dalen in werkintensiteit op te vangen. Ook hebben we goed overzicht van de beschikbare capaciteit op basis waarvan we kunnen beslissen of we extra opdrachten wel of niet aannemen. Het traject met Berenschot heeft ons allemaal veel opgeleverd. Het was de investering en alle inzet zeker waard. Alle lof voor het team dat ons hierbij heeft geholpen.’
‘Het was een leerzaam en leuk proces, dat mede door die participatieve aanpak heeft geleid tot een heel mooi en ook bruikbaar resultaat. Wij kunnen ons nu veel beter dan voorheen op een gezonde manier verhouden tot nieuwe opdrachten en wendbaar en flexibel reageren op wat de buitenwereld van ons verlangt.’
- Hedwig Verhoeven, directeur Fonds voor Cultuurparticipatie
Het Fonds voor Cultuurparticipatie stimuleert het meedoen aan cultuur.