Twee jaar geleden implementeerde de gemeente Overbetuwe een nieuw vastgoedbeheersysteem. Nu was de vraag aan Berenschot of dit systeem doelmatig en doeltreffend is en bijdraagt aan de professionalisering van het vastgoedbeheer. Bij het begin van ons onderzoek bleek een vast toetsingskader te ontbreken. Toch zijn we erin geslaagd de onderzoeksvragen van de gemeente te beantwoorden en te helpen met het verder professionaliseren van het vastgoedbeheer.
Speerpunt
Voor 2018 was de registratie van het maatschappelijk vastgoed van de gemeente Overbetuwe versnipperd. De informatie over vastgoed werd bijgehouden in verschillende Excel- en Word-documenten, en was niet eenduidig en niet betrouwbaar. Om dit te verbeteren, stemde het college van B&W daarom in met het advies van Team Buitenruimte en Vastgoed om een overeenkomst aan te gaan met de geselecteerde leverancier, voor de hosting van hun standaard vastgoedbeheersysteem voor een periode van vijf jaar. Doel was het vastgoedbeheer van de gemeente te professionaliseren, een speerpunt binnen de uitvoeringsagenda. In januari 2019 stelde het college voor om een artikel 213a-onderzoek te verrichten naar de werking van het vastgoedbeheersysteem.
Verbetervoorstellen
Binnen de hoofdvraag rond doeltreffendheid en doelmatigheid gingen we begin dit jaar aan de slag met een aantal deelvragen. Heeft de gemeente inzicht in alle fysieke kenmerken en het financieel rendement van haar gemeentelijk vastgoed? Is helder wat de functionaliteit van haar vastgoed is in relatie tot de gebruikers? En is de gemeente in staat om op basis van al die informatie strategische vastgoedkeuzes te maken? Hiervoor hebben we allereerst een toetsingskader opgesteld om de doeltreffendheid en doelmatigheid te kunnen bepalen en vervolgens betrokkenen geïnterviewd. In interactieve workshops hebben we samen met de gemeente verbetervoorstellen geformuleerd en deze getoetst bij de leverancier van het vastgoedbeheersysteem.
Goede stap
De hoofdconclusie van ons onderzoek was dat de gemeente Overbetuwe met het vastgoedbeheersysteem een goede stap heeft gezet in het professionaliseren van het vastgoedbeheer. Dit systeem maakt het mogelijk om alle relevante gegevens van vastgoed eenduidig op te slaan, en om tijdig de juiste, volledige, betrouwbare en (strategische) vastgoedinformatie te leveren. In combinatie met informatie uit het financieel systeem en het systeem voor meerjarig onderhoud voorziet het vastgoedbeheersysteem zo in meer informatie dan voorheen. Tot slot hebben we in ons eindrapport concrete adviezen opgenomen voor een verdere verbeterslag; deze zijn geprioriteerd en uitgezet in een tijdpad.